Dos oficinas pueden tener rentas similares por metro cuadrado y costos completamente diferentes. El Total Occupancy Cost permite entender cuánto cuesta realmente ocupar un espacio
Cuando una empresa comienza a buscar oficinas, una de las primeras preguntas suele ser: «¿A cuánto está el metro?» Es una pregunta lógica. Pero no es suficiente. Porque una oficina anunciada a US$30 por m² puede terminar costando más que otra ofrecida a US$35.
La renta es solamente una parte del costo inmobiliario. Ahí entra un concepto fundamental en Corporate Real Estate: Total Occupancy Cost.
¿Cuánto cuesta realmente ocupar una oficina? Para entenderlo hay que mirar renta, mantenimiento, estacionamientos adicionales, energía, climatización, seguros, tecnología, conectividad, adecuaciones, mobiliario y otros costos asociados al uso del espacio.
Después aparece algo todavía más interesante: la eficiencia.
500 m² no siempre funcionan como 500 m²
Imaginemos dos oficinas de exactamente 500 m². La primera cuesta menos por metro, pero tiene una planta poco eficiente y la empresa necesita los 500 m² para acomodar su operación. La segunda tiene una renta superior, pero su distribución permite realizar la misma operación en 430 m².
¿Cuál es realmente más cara?
Una empresa no debería buscar simplemente el menor precio por metro cuadrado. Debería buscar el costo más eficiente para operar correctamente. Los estacionamientos también tienen precio
En Santo Domingo este componente puede cambiar una comparación. Una oficina puede tener una renta atractiva, pero pocos estacionamientos incluidos. Si la operación requiere espacios adicionales, hay que incorporarlos al costo.
Y no solamente importa cuánto cuestan. Importa si existen. Para una compañía cuyos colaboradores dependen principalmente del vehículo privado, un edificio con estacionamientos insuficientes puede convertirse en un problema operativo aunque la renta sea excelente.
La obra gris cambia los números
También hay que mirar cómo se entrega el espacio. Una oficina en obra gris puede requerir una inversión importante antes de colocar el primer escritorio: diseño, pisos, techos, iluminación, climatización, data, divisiones, cocina, salas y mobiliario.
Otra oficina puede tener una renta superior, pero encontrarse completamente adecuada. Por eso comparar únicamente US$/m² puede ser engañoso. Hay que incorporar el CAPEX y analizar durante cuántos años podremos amortizarlo.
El tiempo también cuesta
Hay otra variable que no siempre aparece en el Excel. ¿Qué ocurre si nuestros colaboradores agregan 30 o 45 minutos diarios a sus desplazamientos?, ¿Qué impacto tiene la ubicación sobre puntualidad, productividad, reclutamiento o retención de talento?, ¿Y cuánto tiempo pierde una empresa diariamente si sus empleados tienen dificultades para estacionarse o esperan demasiado por un ascensor?
No todo puede traducirse perfectamente a dólares. Pero ignorarlo tampoco lo convierte en gratuito. La negociación modifica el costo real Dos contratos con la misma renta pueden tener economics completamente diferentes.
Períodos de gracia, aumentos anuales, contribuciones para adecuaciones, estacionamientos incluidos, plazo contractual, fecha de entrega, responsabilidades de mantenimiento y opciones de renovación modifican el costo efectivo de ocupación. Por eso una renta de US$35 puede resultar, después de hacer los números, más conveniente que una de US$30.
La pregunta correcta
Cuando asesoro una búsqueda corporativa, quiero conocer la renta. Pero también cuánto espacio necesita realmente la empresa, cómo trabaja su equipo, cuánto tendrá que invertir, cuántos estacionamientos necesita y durante cuánto tiempo piensa permanecer.
Porque el inmueble más barato puede salir caro. Y el más caro puede resultar extraordinariamente eficiente. Antes de decidir entre dos oficinas, la pregunta no debería ser solamente: «¿Cuál tiene el menor precio por metro cuadrado?»
Debería ser:
«¿Cuánto nos costará realmente operar aquí durante los próximos cinco o diez años?» Cuando hacemos esa pregunta, dejamos de comparar rentas. Empezamos a comparar decisiones.
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