Renovar, renegociar o mudarse no debería decidirse cuando el contrato está por vencer. Para empresas y propietarios, anticiparse puede proteger costos, relaciones y valor
La renovación de una oficina corporativa comienza mucho antes del vencimiento Hay algo que veo continuamente en el mercado corporativo. Una empresa tiene un contrato próximo a vencer y, seis meses antes, comienza a preguntarse: “¿Nos quedamos o nos mudamos?”
Para mí, esa conversación comenzó demasiado tarde. Una oficina corporativa no se cambia de un día para otro. Hay que entender las necesidades de la empresa, su crecimiento o reducción de personal, presupuesto, ubicación, estacionamientos, alternativas disponibles, adecuaciones y tiempos de mudanza.
Si además se trata de una multinacional, pueden intervenir compras, finanzas, legal, Corporate Real Estate y una casa matriz ubicada fuera del país. Por eso, dependiendo del tamaño y la complejidad de la operación, una renovación debería comenzar a analizarse 18, 24 o incluso 36 meses antes del vencimiento.
Renovar también se negocia
Hay empresas que llevan diez o quince años en el mismo edificio y automáticamente asumen que renovar significa simplemente firmar una extensión y continuar. No necesariamente. Antes de renovar, hay que volver al mercado. No porque la empresa necesariamente quiera mudarse, sino porque necesita entender cuáles son sus alternativas.
¿Cuánto cuesta hoy un espacio comparable?
¿Qué nuevos edificios existen?
¿Necesitamos los mismos metros cuadrados?
¿Podemos mejorar la ubicación o la calidad del espacio?
¿Cuánto costaría mudarnos?
¿Qué inversión necesitaríamos?
¿Qué condiciones podemos renegociar si decidimos quedarnos?
A veces, después de estudiar todo, la mejor oficina resulta ser exactamente la que ya tenemos.
Pero ahora sabemos por qué.
Diez años de aumentos pueden cambiar completamente una renta
Este punto merece especial atención. Un contrato firmado hace años puede haber comenzado perfectamente alineado con el mercado. Después llegan los reajustes anuales. 3%. 4%. 5%. Inflación. Índices. Distintas fórmulas contractuales. Cinco o diez años pasan rápidamente y, al llegar la renovación, la renta contractual puede estar por encima o por debajo del mercado.
Si está demasiado alta, el tenant comenzará a cuestionarla. Si está demasiado baja, el propietario tendrá que decidir cómo llevarla nuevamente a mercado sin poner en riesgo una relación valiosa. Por eso, los mecanismos de reajuste importan tanto como la renta inicial.
El mejor tenant puede ser el que ya tienes
Ahora pensemos desde el lado del propietario. Conseguir un buen inquilino corporativo cuesta. La vacancia cuesta. Las comisiones, los períodos de gracia, las adecuaciones y el tiempo de comercialización también cuestan. Por eso, retener un tenant de calidad puede ser extraordinariamente valioso. Pero la retención no comienza cuando llega la carta de no renovación.
Empieza años antes.
¿Cómo está funcionando el edificio?
¿Qué necesita el tenant?
¿Está creciendo o reduciendo espacio?
¿Tiene problemas de estacionamiento?
¿Qué comentarios hacen sus colaboradores?
¿Su casa matriz está cambiando estándares?
El propietario que mantiene una comunicación constante con sus inquilinos puede anticipar muchas de esas decisiones.
Y también debe invertir.
No como reacción desesperada cuando alguien anuncia que se va, sino como parte de una estrategia para mantener competitivo el activo y proteger sus ingresos futuros.
Quedarse también tiene un valor
Mudarse cuesta dinero y genera disrupción. Una empresa que ya tiene su oficina diseñada, cuyos colaboradores conocen la ubicación y cuya operación funciona tiene razones importantes para permanecer.
Ese valor también forma parte de una negociación. Por eso, una buena renovación no debería buscar que una parte “gane” y la otra “pierda”. Debería buscar un punto en el que al tenant le siga haciendo sentido quedarse y al propietario le siga resultando atractivo conservarlo.
La fecha de vencimiento no es el inicio
Cuando asesoro una renovación, mi primera pregunta no es solamente cuándo vence el contrato. Es: ¿Cuándo debemos comenzar a tomar decisiones?
Para la empresa, anticiparse permite comparar, negociar y, eventualmente, reubicarse sin urgencia. Para el propietario, permite entender qué necesita su tenant y qué debe hacer para conservarlo. Porque después de diez años, el mercado cambió. La empresa cambió. El edificio cambió. Y probablemente el contrato también debería cambiar.
La mejor renovación no es necesariamente la que mantiene exactamente las mismas condiciones.Es la que consigue que, después de volver a mirar el mercado, ambas partes todavía quieran continuar juntas.
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