Nếu bạn kết thúc một ngày với quá nhiều việc chưa hoàn thành, bạn không phải là người duy nhất: bạn cũng đang phải đối mặt với những email chưa trả lời, các cuộc gọi bị hoãn lại và các cuộc họp cần tổ chức vào ngày kia. Và sớm muộn gì, điều đó cũng sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe, công việc và cả nhóm của bạn
SANTO DOMINGO. – Từ tuần trước, bầu trời cả nước đã nhiều mây, có nơi mưa, nhưng nhìn chung, cái nóng đã thay đổi và có một cảm giác nặng nề khó tả trong không khí.
Đó là đám mây bụi sa mạc Sahara, dài khoảng 6.890 km—lớn gấp khoảng trăm lần diện tích Cộng hòa Dominica—bao phủ hòn đảo và vẫn kết nối với châu Phi. Hiện tượng này đang tạo ra môi trường khô hơn, bầu trời mờ ảo và nhiệt độ cảm nhận tăng đáng kể trên khắp phần lớn đất nước, dự kiến sẽ kéo dài gần như cả tuần, theo dự báo.
Cái nóng, không khí ngột ngạt, việc không thể nhìn thấy bầu trời xanh, tạo nên một cảm giác ngột ngạt đặc biệt: thời gian trôi chậm chạp và dường như ngày không bao giờ thực sự kết thúc, không bao giờ khép lại. Và thêm vào đó, cách chúng ta kết thúc ngày làm việc của mình cũng vậy. Không phải tất cả đều là lỗi của bụi sa mạc Sahara.
Tâm trí cũng có những đám mây bụi của nó
Hãy nghĩ theo cách này: giống như bụi sa mạc Sahara che phủ bầu trời, ngăn cản gió nhẹ hay mưa lớn, những việc chưa hoàn thành cứ ám ảnh trong tâm trí bạn. Cuộc gọi bạn chưa thực hiện, email bạn chưa đọc, cuộc trò chuyện bạn trì hoãn. Những hạt vô hình tích tụ lại, và chúng có tên gọi khoa học.
Vào những năm 1920, nhà tâm lý học Liên Xô Bluma Zeigarnik đã phát hiện ra một điều tưởng chừng hiển nhiên ngày nay nhưng ít người trong chúng ta thực sự áp dụng: bộ não giữ "các tệp mở" cho những công việc chưa hoàn thành, và sự căng thẳng tinh thần do một nhiệm vụ chưa hoàn thành tạo ra sẽ thu hút sự chú ý của chúng ta và khiến chúng ta quay lại với nó, ngay cả khi chúng ta muốn chuyển sang việc khác. Nói cách khác, bộ não không nghỉ ngơi cho đến khi nó cảm thấy đã hoàn thành vấn đề đó.
Kết quả là trạng thái quen thuộc đến đáng buồn: bạn về nhà, ngồi xuống ăn tối, nhưng tinh thần vẫn như đang ở văn phòng. Bạn xem chương trình truyền hình và liên tục kiểm tra điện thoại. Bạn đi ngủ và bắt đầu xem lại danh sách những việc mình chưa hoàn thành.
Những công việc chưa hoàn thành vào cuối ngày không chỉ chiếm dung lượng bộ nhớ mà còn có thể tạo ra một vòng xoáy lo lắng và cảm xúc tiêu cực, làm gián đoạn giấc ngủ một cách đáng kể, và đây không chỉ là vấn đề cá nhân.
Một cuộc khảo sát do Asana, một trong những nền tảng quản lý công việc phổ biến nhất thế giới cho phép các nhóm tổ chức dự án và theo dõi nhiệm vụ, thực hiện cho thấy 71% người lao động cảm thấy kiệt sức, với nguyên nhân chính là việc liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ và công việc chưa hoàn thành.
Hơn bảy trong số mười người kết thúc một ngày mà vẫn chưa hoàn thành được bất cứ việc gì.
Một bước hoàn thiện cuối cùng cho ngày làm việc
Cal Newport, giáo sư tại Đại học Georgetown và tác giả của cuốn sách Deep Work, đề xuất một điều đơn giản đến mức tưởng chừng như quá đơn giản để có thể hiệu quả: tạo ra một nghi thức kết thúc công việc hàng ngày.
Và điều đó không có nghĩa là tắt máy tính rồi bỏ chạy. Đó là một khoảnh khắc ngắn ngủi, có chủ đích để nói với bộ não của bạn: vậy là đủ cho ngày hôm nay rồi.
Thói quen của cô ấy bao gồm việc kiểm tra hộp thư đến lần cuối, xem lịch trong vài ngày tới và ghi chú lại bất kỳ lời nhắc nhở nào còn tồn đọng.
Newport cho rằng chìa khóa là phải chấm dứt cảm giác mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát và không còn việc gì cấp bách cần giải quyết trong đêm đó nữa.
Và như một cử chỉ cuối cùng, ông ấy đề xuất một hành động kết thúc mang tính biểu tượng, một điều gì đó đơn giản như cố ý đóng máy tính xách tay, hoặc nói to một câu đánh dấu sự kết thúc của ngày làm việc.
Newport sử dụng cụm từ: “Đã kiểm tra, đã đóng, đã xong.” Bạn có thể tự nghĩ ra cụm từ của riêng mình.
Tại sao nó lại hiệu quả? Bởi vì đó không phải là phép thuật, mà là khoa học thần kinh cơ bản.
Nghi thức này cung cấp cho não bộ bằng chứng rằng mọi thứ đã được ghi lại và lên kế hoạch, nhờ đó làm giảm lo lắng vào ban đêm và những suy nghĩ lặp đi lặp lại. Hồ sơ đã được đóng lại, chứ không phải mở dở.
Thu nhập của đội bạn
Thói quen này không chỉ mang lại lợi ích cho bạn. Khi các nhà lãnh đạo và chuyên gia trong một công ty xây dựng các nghi thức kết thúc công việc, họ đang tạo ra một điều lớn lao hơn: một nền văn hóa phân biệt rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian sống.
Các nghiên cứu trong lĩnh vực tâm lý học tổ chức thường xuyên chỉ ra rằng những nhân viên duy trì ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân thường có mức độ hài lòng với công việc cao hơn, ít bị kiệt sức hơn và hiệu suất làm việc tổng thể tốt hơn.
Một đội biết cách kết thúc ngày làm việc một cách hiệu quả là một đội luôn sẵn sàng cho ngày hôm sau với phong độ tốt nhất.
Giống như bụi sa mạc Sahara, những công việc liên quan đến công việc tự đến, không được mời mà đến, và len lỏi vào buổi tối và cuối tuần của bạn. Tin tốt là, không giống như hiện tượng thời tiết, bạn thực sự có thể ngăn chặn điều này.
Năm phút vào cuối mỗi ngày. Một bài tổng kết nhanh, một kế hoạch cho ngày mai, một tín hiệu kết thúc.
Đơn giản vậy thôi. Bạn bắt đầu khi nào?
Tài liệu tham khảo:
