O cenário ideal para qualquer associação de condomínio e seu administrador é ter um fundo de contingência no orçamento que varie de 8% a 15% das despesas totais. Nesse caso, a necessidade de cobrança de taxas extras é muito improvável, a menos que ocorra um grande reparo ou conserto. Em condomínios onde o orçamento não inclui um fundo de contingência, é comum a cobrança de duas ou mais taxas extras por ano.
SANTO DOMINGO - Diante da realidade das altas taxas de inadimplência entre os moradores de muitos condomínios que não conseguem cumprir com suas obrigações mensais de pagamento das taxas de manutenção, muitos edifícios optaram por estabelecer multas por atraso como consequência para aqueles que não pagam.
“Muitos regimes de condomínio estabelecem multas por atraso quando os pagamentos não são feitos em dia, o que é uma consequência positiva na busca por garantir que todos se comprometam a pagar a taxa de condomínio mensal pontualmente”, afirma Edwin Martínez, gerente da MP Condominios, que administra 20 torres no Distrito Nacional e em Santo Domingo Leste.
O texto afirma que a inadimplência dos condôminos afeta o cumprimento das obrigações mensais, colocando a administradora em desvantagem na gestão do condomínio. "Às vezes, temos que decidir quais serviços suspender quando não há fundos suficientes para cobrir todas as despesas do mês", diz o executivo, que lamenta que os estrangeiros tenham uma cultura de pagamento melhor do que os dominicanos.
A situação se agrava quando há vários proprietários inadimplentes no mesmo prédio, cujo processo de cobrança se inicia com uma solicitação por e-mail e/ou telefone. “Caso o pagamento não seja efetuado por meio desse processo, os serviços são suspensos (gás, eletricidade, acesso às áreas comuns, entre outros). A etapa final é o início de ações judiciais de cobrança, com base na Lei 5038, a Lei de Condomínios, que prevê o registro de ônus real sobre o imóvel (oposição à transferência), penhora e todas as demais medidas necessárias para a cobrança do valor devido referente a taxas condominiais e adicionais.”.
Gestão de fundos
Como em qualquer processo que envolva recursos financeiros, o potencial para má gestão está sempre presente, e os condomínios não são exceção. Tanto em Santo Domingo quanto em outras áreas, existem torres modernas onde somas significativas de dinheiro são administradas mensalmente.
Martínez, formada em marketing pela Universidade APEC e com especialização em administração de condomínios pela UNIBE, explica que essas situações ocorrem quando os relatórios mensais de despesas não são entregues. “Ao longo da nossa experiência, vimos diversos casos de falta de transparência na gestão dos recursos, o que geralmente acontece quando o administrador não envia os relatórios mensais de receitas e despesas.”.
Ele explica que no modelo tradicional, em que o administrador é um dos proprietários de um apartamento, os fundos geralmente são gerenciados diretamente por ele em uma conta pessoal em seu nome, o que não acontece quando se trata de uma empresa externa.
“Em uma administração com uma empresa externa, os fundos são depositados em uma conta bancária em nome do condomínio, e as assinaturas de responsabilidade são de pelo menos dois membros do conselho de administração (que devem ser proprietários), com assinatura conjunta, ou seja, para emitir um cheque ou uma transferência, duas pessoas devem aprová-la”, diz o executivo que está à frente da empresa há oito anos.
Ele acrescenta que, duas vezes por mês, o administrador emite pedidos de pagamento com as despesas a serem cobertas na quinzena, como folha de pagamento, serviços, combustível, entre outras, para serem analisadas pelos diretores, que procedem à assinatura dos cheques ou à aprovação das transferências.
Martínez acredita que a gestão dos fundos condominiais é o aspecto mais importante de uma boa administração. Ele recomenda evitar sempre a gestão independente dos recursos e, em vez disso, confiar no conselho de administração. “Isso traz inúmeras vantagens, incluindo transparência e construção de confiança. Todo administrador lida com fundos de terceiros e deve fazê-lo com honestidade.”.
Taxas extras versus despesas imprevistas
Martínez afirma que cada condomínio é administrado de forma diferente e que as taxas extras são definidas com base em orçamentos anuais, aprovados pela assembleia do condomínio.
“O cenário ideal para qualquer condomínio e administrador é que o orçamento inclua um fundo de contingência entre 8% e 15% das despesas totais. Nesse caso, é muito improvável que sejam necessárias taxas extras, a menos que haja um reparo de alto valor. No caso de condomínios cujo orçamento não inclui verbas para contingências, é normal que sejam cobradas duas ou mais taxas extras por ano”, explica ele.
Vantagens de uma empresa
Ele entende que um condomínio que contrata os serviços de uma empresa externa tem diversas vantagens, entre as quais cita a organização administrativa, a resposta rápida a qualquer emergência ou imprevisto que possa surgir, funcionários selecionados e supervisionados, gestão eficiente de cobranças, otimização de recursos, manutenção ideal da estrutura, manutenção preventiva de equipamentos e assessoria jurídica e tributária.
“Sempre defendi que a importância de ter uma empresa externa reside em ter alguém a quem recorrer em qualquer situação. O trabalho de um administrador que desempenha as suas funções com responsabilidade e entusiasmo é ilimitado e vai além das funções definidas na Lei 5038. Por exemplo, um administrador só deve intervir em problemas comuns, mas, geralmente, quando há um problema dentro de um apartamento ou entre apartamentos, ele pode envolver-se, colaborando na busca de uma solução”, observa o gerente do Condomínio MP. Ele afirma que a rotina de trabalho da sua empresa inclui supervisão pelo menos três vezes por semana.
