Slecht tijdmanagement heeft een negatieve en directe invloed op de professionele vaardigheden van de makelaar, en is bovendien zeer nadelig voor de belangen van het makelaarskantoor. Het kan zelfs de productiviteit en daarmee de winstgevendheid in gevaar brengen.
Effectief tijdmanagement is een van de belangrijkste organisatorische pijlers voor een makelaarskantoor, en de manier waarop elke makelaar zijn of haar eigen tijd indeelt, is daarbij uiteraard cruciaal.
Slecht tijdmanagement door het makelaarskantoor of de makelaar leidt tot een lage efficiëntie en bijgevolg een lage productiviteit.
Zoals altijd is het belangrijk om het makelaarskantoor als organisatie te beoordelen en van daaruit te werken aan de individuele kenmerken, in dit geval vertegenwoordigd door elke makelaar, om zo een positieve impact op organisatieniveau te bereiken.
Als een individuele makelaar binnen een makelaarskantoor zijn of haar tijd niet efficiënt beheert, zal dat op de een of andere manier een negatieve impact hebben op de organisatie, oftewel het makelaarskantoor.
De makelaar, net als zoveel andere professionals in diverse vakgebieden, moet een bepalende factor in tijdmanagement in acht nemen; zijn werkuren eindigen immers niet, verre van, wanneer het makelaarskantoor zijn deuren sluit.
De openingstijden die het makelaarskantoor hanteert, zijn niet de werktijden van de makelaar, omdat hun telefoon ook rinkelt wanneer de deuren van het kantoor gesloten zijn.
Misvattingen over tijdmanagement
Vooral binnen de makelaarswereld hebben zich diverse misvattingen over tijdmanagement verspreid. Hoewel deze misvattingen vaak worden herhaald, betekenen ze geenszins dat ze geldig zijn, laat staan absolute waarheden.
Om deze misvattingen over tijdmanagement te ontkrachten, zullen we de omgekeerde aanpak gebruiken, zonder ze expliciet te benoemen. Want als we deze misvattingen opsommen, promoten we ze niet alleen, maar versterken we ze ook als gangbare overtuigingen, en dat is juist de bedoeling.
- Een dag heeft 24 uur (of bijna)
Het lijkt absurd om te moeten volhouden dat we allemaal evenveel tijd hebben, hoewel dit voor sommige mensen niet het geval lijkt te zijn, aangezien zij voortdurend zeggen dat ze geen tijd hebben.
Het probleem voor een makelaar is niet dat hij "geen tijd heeft", maar dat hij niet weet hoe hij zijn tijd effectief moet indelen. En natuurlijk zal hij dat moeten leren om zijn maximale professionele productiviteit te bereiken.
- Theorie is één ding, de praktijk is iets anders
Veel mensen weten dat ze een bepaalde taak moeten uitvoeren, ze zijn zich ervan bewust en begrijpen het belang ervan, maar ze stellen het uitvoeren ervan steeds uit.
Hier zien we niet alleen de onnodige verspilling van energie aan het nadenken over het belang van iets specifieks zonder het daadwerkelijk te doen, maar we stuiten ook op een veelvoorkomend kenmerk van slecht tijdmanagement: het uitstellen van taken.
Een makelaar die zonder geldige reden zaken uitstelt, bereikt zijn of haar doelen niet effectief.
- Het is gewoon een kwestie van prioriteiten stellen
Effectief tijdmanagement kan niet alleen gebaseerd zijn op het stellen van prioriteiten, hoewel dat natuurlijk heel belangrijk is; echt effectief tijdmanagement vereist dat er ook rekening wordt gehouden met andere elementen.
Door effectief te plannen, te delegeren en uit te voeren, wordt het voor een makelaar aanzienlijk gemakkelijker om zijn tijd efficiënt te beheren.
- Tijd verspillen is geld verspillen
Voor zowel een makelaarskantoor als een makelaar geldt dat tijdverspilling of slecht tijdsbeheer geldverlies betekent, zo simpel is het.
Slecht tijdmanagement door de makelaar leidt tot een lage productiviteit, wat voor zowel hem als het makelaarskantoor resulteert in minder verkochte woningen en dus minder winst.
- De agenda bepaalt alleen de kalender
De gemiddelde makelaar gebruikt doorgaans een agenda om zijn of haar activiteiten te organiseren, en dit is zeker een zeer nuttig hulpmiddel; de agenda alleen is echter niet voldoende voor effectief tijdmanagement.
Een agenda geeft een overzicht van de taken die op een specifieke dag en tijd moeten worden uitgevoerd. Het houdt echter geen rekening met de taken die de makelaar buiten de agenda om moet verrichten. Daarom is het nodig om andere hulpmiddelen te gebruiken om de uit te voeren taken te organiseren.
- Sorteren is de eerste fase van de planning
Een goed georganiseerd makelaarskantoor is een productief makelaarskantoor, en als elke makelaar orde als een waardevol principe van professioneel management beschouwt, zullen ze in staat zijn om effectief tijdmanagement te plannen.
Planning is de eerste stap naar effectief tijdmanagement, en planning kan niet tot stand komen in een chaotische omgeving, integendeel.
- Afleidingen zijn onderbrekingen
Elke afleiding die een makelaar ervaart, zorgt ervoor dat hij of zij de focus verliest, waardoor er extra inspanning nodig is om de concentratie weer op de taak te richten. Een pauze nemen om stress te verminderen is één ding, maar het interpreteren als een vluchtroute of een excuus, wat uiteindelijk averechts werkt.
- Delegeren betekent niet dat je je handen ervan af wast
De makelaar moet leren delegeren en niet afhankelijk zijn van de acties van derden; dit moet hij zich terdege realiseren en mag tegelijkertijd zijn effectiviteit of productiviteit op geen enkele manier belemmeren.
De sleutel is weten aan wie je taken kunt delegeren, hoe je dat moet doen, en vooral wanneer de omstandigheden vereisen dat een specifieke taak aan iemand anders wordt gedelegeerd.
- Het geheugen is een tweesnijdend zwaard
Het geheugen is een instrument dat direct afhankelijk is van onze geest en vrijwel niets wordt bepaald door ons onbewuste.
Hoe goed het geheugen van een makelaar ook is, hij of zij zal altijd veel effectiever zijn als informatie ook op andere manieren wordt vastgelegd. Dit voorkomt niet alleen dat informatie wordt "vergeten", maar maakt het ook gemakkelijker om die informatie efficiënter te verwerken en zo een beter tijdsmanagement te bereiken.
- Het is beter om je op één ding te concentreren dan op twee
Hoewel we veel taken tegelijkertijd kunnen uitvoeren, zullen we nooit hetzelfde niveau van effectiviteit bereiken als wanneer we ons specifiek en afzonderlijk aan elk van deze taken zouden wijden.
Hoewel het waar is dat onze geest ons in staat stelt meerdere taken tegelijk uit te voeren, blijft de vraag in hoeverre we daarmee uiteindelijk effectief kunnen zijn.
Voor een makelaar is het beter om zich op één specifieke taak te concentreren dan te proberen meerdere dingen tegelijk te doen; dit leidt tot een hogere efficiëntie en productiviteit.
- Lange werkuren en lage productiviteit
Productiviteit en tijd hoeven niet per se overeen te komen, en het is niet ongebruikelijk om mensen in de makelaarsbranche te vinden die lange uren werken en weinig presteren.
De makelaar die opschept over lange werkdagen of dat zijn dagen eindeloos zijn, zegt eigenlijk gewoon dat hij zijn tijd niet goed kan indelen, tenzij zijn prestaties natuurlijk aantonen dat zijn productiviteit uitzonderlijk hoog is. Maar hoe dan ook, het is een teken dat er iets moet veranderen.
De hierboven beschreven misvattingen met betrekking tot tijdmanagement in omgekeerde richting, dat wil zeggen, zonder ze expliciet te benoemen om ze niet als negatieve overtuigingen te versterken, worden voor een makelaarskantoor en de makelaar zeer beperkende factoren, negatief vanuit professioneel oogpunt en schadelijk vanuit economisch oogpunt.
Effectief tijdmanagement komt tot uiting wanneer de makelaar niet meer uren hoeft te besteden aan zijn werk dan strikt noodzakelijk, en daarbij dezelfde of betere resultaten behaalt dan wanneer hij wel meer uren zou besteden.
Het grootste probleem bij het niet effectief beheren van tijd heeft niet alleen gevolgen voor de professionele carrière van de makelaar, maar ook een negatieve impact op zijn of haar privéleven en alles wat daarbij komt kijken.
Zelfs slecht timemanagement kan uiteindelijk leiden tot stress, iets wat elke makelaar succesvol moet beheersen om een zo hoog mogelijk productiviteitsniveau te bereiken.
Stress bij makelaars komt vaak voort uit inefficiënt tijdmanagement, en wanneer we het over stress hebben, bedoelen we dat als een medische aandoening. Stress heeft zeer negatieve gevolgen voor de gezondheid van een makelaar en zal zeker een negatieve invloed hebben op hun productiviteit.
Als een makelaar zegt dat hij "geen tijd heeft" of "overweldigd is door dingen die door zijn hoofd spoken", betekent dit dat hij zijn tijd niet efficiënt beheert. Omdat we allemaal evenveel uren in een dag hebben, zit het grote verschil tussen ons juist in hoe we onze tijd indelen.
Om effectief tijdmanagement te bereiken, is het nodig een reeks factoren op een gedifferentieerde manier te analyseren om de sleutel tot de structuur ervan te begrijpen.
Bron: https://www.costainvest.org/gestion-del-tiempo-agente-inmobiliario/.
