Het ideale scenario voor elke Vereniging van Eigenaren en haar beheerder is een reservefonds in de begroting dat 8% tot 15% van de totale uitgaven dekt. In dat geval is de noodzaak om extra kosten in rekening te brengen zeer onwaarschijnlijk, tenzij er een grote reparatie of herstel nodig is. In appartementencomplexen waar geen reservefonds in de begroting is opgenomen, komen twee of meer extra kosten per jaar vaak voor.
SANTO DOMINGO - Geconfronteerd met de realiteit van hoge wanbetalingspercentages onder bewoners van veel appartementencomplexen die hun maandelijkse onderhoudsverplichtingen niet nakomen, hebben veel gebouwen ervoor gekozen om boetes voor te late betaling in te voeren voor degenen die niet betalen.
"Veel VvE-complexen hanteren boetes voor te late betalingen. Dit is een positieve maatregel om iedereen aan te moedigen de maandelijkse servicekosten op tijd te betalen", aldus Edwin Martínez, manager van MP Condominios, dat 20 woontorens beheert in het Nationaal District en Santo Domingo Oost.
Er staat vermeld dat het niet betalen door appartementseigenaren de nakoming van maandelijkse verplichtingen beïnvloedt, waardoor de beheerder in een nadelige positie terechtkomt bij het beheer. "Soms moeten we beslissen voor welke diensten we de betaling stopzetten als er niet genoeg geld is om alle maandelijkse uitgaven te dekken", aldus de directeur, die betreurt dat buitenlanders een betere betalingscultuur hebben dan Dominicanen.
De situatie verergert wanneer er meerdere eigenaren in hetzelfde gebouw in gebreke blijven, waardoor het incassoproces begint met een verzoek per e-mail en/of telefoon. "Als de betaling via deze weg niet wordt ontvangen, worden de diensten afgesloten (gas, elektriciteit, toegang tot gemeenschappelijke ruimtes, enzovoort). De laatste stap is het starten van juridische incassoprocedures op basis van Wet 5038, de Appartementswet, die het mogelijk maakt om een hypotheekrecht op het eigendom te vestigen (bezwaar tegen overdracht), beslag te leggen en alle andere noodzakelijke maatregelen te nemen om het verschuldigde bedrag voor onderhoud en bijkomende kosten te innen.".
Fondsbeheer
Zoals bij elk proces waarbij financiële middelen betrokken zijn, bestaat er altijd een risico op wanbeheer, en appartementencomplexen vormen daarop geen uitzondering. Zowel in Santo Domingo als in andere gebieden zijn er moderne woontorens waar maandelijks aanzienlijke bedragen worden beheerd.
Martínez, afgestudeerd in marketing aan de APEC Universiteit met een specialisatie in condominiumbeheer aan de UNIBE, legt uit dat deze situaties zich voordoen wanneer er geen maandelijkse onkostenrapporten worden ingediend. "In onze jarenlange ervaring hebben we verschillende gevallen gezien waarin er geen transparantie is in het beheer van de financiën, en dit gebeurt meestal wanneer de beheerder geen maandelijkse inkomsten- en onkostenrapporten indient.".
Hij legt uit dat in het traditionele model, waarbij de beheerder een van de eigenaren van een appartement is, de gelden doorgaans rechtstreeks door hem worden beheerd op een persoonlijke rekening op zijn naam, wat niet het geval is wanneer het een extern bedrijf betreft.
"Bij een beheer door een extern bedrijf worden de gelden gestort op een bankrekening op naam van de Vereniging van Eigenaren, en de verantwoordelijke handtekeningen liggen bij ten minste twee leden van de raad van bestuur (die tevens eigenaar moeten zijn), met een gezamenlijke handtekening. Dat wil zeggen dat voor het uitschrijven van een cheque of een overschrijving twee personen akkoord moeten gaan", aldus de directeur die al acht jaar aan het hoofd staat van het bedrijf.
Hij voegt eraan toe dat de beheerder tweemaal per maand betalingsverzoeken verstuurt met de te dekken kosten voor de komende twee weken, zoals salarissen, diensten, brandstof, enzovoort. Deze verzoeken worden vervolgens door de directie beoordeeld, waarna zij de cheques ondertekenen of de overboekingen goedkeuren.
Martínez is van mening dat het beheer van de VvE-gelden het belangrijkste aspect is van goed bestuur. Hij adviseert om altijd te voorkomen dat men de middelen zelfstandig beheert en in plaats daarvan te vertrouwen op het bestuur. "Dit heeft talrijke voordelen, waaronder transparantie en het opbouwen van vertrouwen. Iedere beheerder beheert gelden van derden en moet dit te allen tijde eerlijk doen.".
Extra kosten versus onvoorziene uitgaven
Martínez stelt dat elk appartementencomplex anders wordt beheerd en dat extra kosten worden vastgesteld op basis van jaarlijkse budgetten, die worden goedgekeurd door de vereniging van eigenaren.
“Het ideale scenario voor elke VvE en beheerder is dat de begroting een reservefonds bevat van 8% tot 15% van de totale uitgaven. In dat geval is het zeer onwaarschijnlijk dat er extra kosten nodig zijn, tenzij er sprake is van een zeer kostbare reparatie. Bij VvE's waarvan de begroting geen reservefonds bevat, is het normaal dat er twee of meer extra kosten per jaar in rekening worden gebracht”, legt hij uit.
Voordelen van een bedrijf
Hij begrijpt dat een appartementencomplex dat de diensten van een extern bedrijf inschakelt, meerdere voordelen heeft, waaronder volgens hem een betere administratieve organisatie, een snelle reactie op noodsituaties of onvoorziene gebeurtenissen, gekwalificeerde en gecontroleerde medewerkers, efficiënt incassobeheer, optimalisatie van middelen, optimaal onderhoud van het gebouw, preventief onderhoud van apparatuur en juridisch en fiscaal advies.
“Ik heb altijd gezegd dat het belang van een extern bedrijf is dat je in elke situatie iemand hebt tot wie je je kunt wenden. Het werk van een beheerder die zijn taken verantwoordelijk en enthousiast uitvoert, is grenzeloos en gaat verder dan de functies die in Wet 5038 zijn vastgelegd. Een beheerder hoeft bijvoorbeeld alleen in te grijpen bij algemene problemen, maar in het algemeen kunnen ze, wanneer er een probleem is binnen een appartementencomplex of tussen appartementen, betrokken raken door mee te denken over een oplossing”, aldus de manager van MP Condominiums. Hij stelt dat het werkschema van zijn bedrijf minstens drie keer per week toezicht omvat.
