Enige tijd geleden werkte ik voor een multinational die meer dan 4.000 vierkante meter kantoorruimte in beslag nam. Toen het tijd was om een nieuw hoofdkantoor te zoeken, zou je denken dat ze iets vergelijkbaars nodig zouden hebben. Niet dus. Uiteindelijk zochten we naar ongeveer 1.000 vierkante meter.
Het bedrijf sloot zijn activiteiten in de Dominicaanse Republiek niet of kromp er niet in. Het had een hybride model ingevoerd en toen het analyseerde hoeveel mensen er op een bepaald moment daadwerkelijk op kantoor werkten, bleek meer dan 4.000 vierkante meter niet langer rendabel.
Maar het zocht ook geen goedkoper of minderwaardig kantoor. Integendeel. Het verhuisde naar een gloednieuwe toren en ontwikkelde een modern, spectaculair hoofdkantoor dat veel beter aansloot bij de nieuwe manier van werken.
Minder vierkante meters. Beter benut.
Dit is onderdeel van de trend van inkrimping die we internationaal zien bij grote bedrijven. CBRE meldt dat ongeveer een derde van de ondervraagde bedrijven verwacht hun kantoorportfolio de komende drie jaar te verkleinen.
Maar let op: niet iedereen krimpt in.
Ik werk ook samen met een bedrijf dat uit een oudere toren moest verhuizen. In dit geval zochten ze niet minder ruimte, maar juist meer. Het bestaande kantoor vereiste een aanzienlijke investering om te moderniseren, en een logische vraag rees: als we al dat geld gaan investeren, willen we dat dan wel hier doen? Het antwoord was nee.
Ze besloten op zoek te gaan naar een A-klasse kantoortoren, betere omstandigheden en een hoofdkantoor dat het bedrijf beter vertegenwoordigde en de activiteiten jarenlang kon ondersteunen.
Het ene bedrijf verkleinde zijn vloeroppervlak. Het andere vergrootte het.
Maar in wezen deden ze allebei hetzelfde: ze beoordeelden of het gebouw dat ze bezetten nog steeds de identiteit van het bedrijf weerspiegelde. En dat lijkt me veel interessanter dan alleen maar praten over inkrimping.
Kapitaaluitgaven (capex) veranderen ook de discussie.
Wanneer een bedrijf een onafgewerkte kantoorruimte krijgt, is de huur slechts het begin. Dan komen de vloeren, plafonds, scheidingswanden, verlichting, HVAC, elektriciteit, data, meubilair, vergaderruimtes, een keuken, technologie… En dan begint de spreadsheet interessant te worden. 😂
Daarom zie ik modellen die we vroeger minder vaak tegenkwamen. Ik werk bijvoorbeeld momenteel met een alternatief waarbij een derde partij de ruimte overneemt, vrijwel alle investeringen in de inrichting doet en deze vervolgens terugverhuurt aan het bedrijf onder een constructie die die investering in de contractprijs verwerkt.
Is het per se goedkoper? Nee. Maar het kan een bedrijf wel in staat stellen kapitaal te behouden voor de eigen bedrijfsactiviteiten, een bouwproject te vermijden en een kantoor te ontvangen dat praktisch direct gebruiksklaar is.
Dan is de vraag niet langer: "Hoeveel kost een vierkante meter?", maar: "Welke vastgoedconstructie is het meest geschikt voor dit bedrijf?"
Wat ik in Santo Domingo zie:
In mijn recente ervaring zie ik vooral sprake van inkrimping bij multinationals. Ik zou niet zeggen dat Dominicaanse bedrijven massaal hun kantoren verkleinen, want dat is simpelweg niet wat ik zie.
Multinationals hanteren vaak regionale of wereldwijde richtlijnen voor hybride werken, ruimtegebruik, technologie, duurzaamheid, investeringen en budget. En hun eisen zijn ook geëvolueerd.
Het gaat niet meer alleen om vierkante meters en parkeergelegenheid. De kwaliteit van het gebouw, de locatie, de voorzieningen, de werknemerservaring, de relatie met de verhuurder, flexibiliteit en, in toenemende mate, specifieke normen en certificeringen spelen allemaal een rol.
Daarom ga ik er niet meer meteen vanuit dat een bedrijf wil inkrimpen omdat het minder wil uitgeven. Eerst vraag ik: wat wilt u bereiken? Misschien heeft u minder ruimte nodig. Of misschien juist meer.
Het belangrijkste is dat het de juiste hoeveelheid ruimte is.
De twee bedrijven die ik noemde, hebben totaal verschillende beslissingen genomen, maar ze kwamen tot dezelfde conclusie: ze begrepen dat hun vorige kantoor niet langer voldeed aan hun huidige operationele behoeften.
En misschien is dat wel de vraag die veel bedrijven zichzelf zouden moeten stellen voordat ze op zoek gaan naar hun volgende hoofdkantoor: hoeveel ruimte heb ik echt nodig, en hoe kan ik die het beste benutten?
Aanbevolen lectuur:
