Im Idealfall sollte jede Wohnungseigentümergemeinschaft und deren Verwalter einen Notfallfonds im Budget vorhalten, der 8 % bis 15 % der Gesamtausgaben beträgt. In diesem Fall ist die Erhebung von Zusatzgebühren sehr unwahrscheinlich, es sei denn, es fallen größere Reparaturen oder Instandsetzungen an. In Wohnungseigentümergemeinschaften, deren Budget keinen solchen Notfallfonds vorsieht, werden üblicherweise zwei oder mehr Zusatzgebühren pro Jahr erhoben.
SANTO DOMINGO.- Angesichts der hohen Zahl von Nichtzahlern in vielen Wohnanlagen, die ihren monatlichen Instandhaltungskosten nicht nachkommen, haben sich viele Gebäude dazu entschlossen, als Konsequenz für Nichtzahler Mahngebühren einzuführen.
„Viele Eigentümergemeinschaften erheben Verspätungsgebühren, wenn Zahlungen nicht fristgerecht erfolgen. Dies ist eine positive Folge des Bestrebens, sicherzustellen, dass sich jeder zur fristgerechten Zahlung seiner monatlichen Instandhaltungskosten verpflichtet“, sagt Edwin Martínez, Manager von MP Condominios, das 20 Türme im Nationaldistrikt und in Santo Domingo Ost verwaltet.
Darin heißt es, dass die Nichtzahlung durch Wohnungseigentümer die Erfüllung der monatlichen Verpflichtungen beeinträchtigt und den Verwalter in seiner Arbeit benachteiligt. „Manchmal müssen wir entscheiden, welche Leistungen wir einstellen, wenn die Mittel nicht ausreichen, um alle monatlichen Ausgaben zu decken“, sagt der Geschäftsführer, der bedauert, dass Ausländer eine bessere Zahlungsmoral als Dominikaner hätten.
Die Situation verschärft sich, wenn mehrere säumige Eigentümer im selben Gebäude ihre Zahlungen leisten müssen. Der Inkassoprozess beginnt dann mit einer Zahlungsaufforderung per E-Mail und/oder Telefon. „Wird die Zahlung auf diesem Weg nicht geleistet, werden die Versorgungsleistungen (Gas, Strom, Zugang zu Gemeinschaftsflächen u. a.) eingestellt. Der letzte Schritt ist die Einleitung rechtlicher Schritte gemäß Gesetz 5038, dem Wohnungseigentumsgesetz. Dieses sieht die Eintragung einer Hypothek auf das Eigentum (Widerspruch gegen die Veräußerung), die Pfändung und alle weiteren Maßnahmen vor, die zur Eintreibung der ausstehenden Instandhaltungs- und Nebenkosten erforderlich sind.“.
Fondsmanagement
Wie bei jedem Prozess, der finanzielle Ressourcen betrifft, besteht immer die Gefahr von Missmanagement, und Eigentumswohnungen bilden da keine Ausnahme. Sowohl in Santo Domingo als auch anderswo gibt es moderne Hochhäuser, in denen monatlich beträchtliche Summen verwaltet werden.
Martínez, Marketingabsolventin der APEC University mit Spezialisierung auf Wohnungseigentumsverwaltung von der UNIBE, erklärt, dass solche Situationen auftreten, wenn monatliche Ausgabenberichte nicht eingereicht werden. „In unserer langjährigen Erfahrung haben wir zahlreiche Fälle erlebt, in denen die Verwendung von Geldern intransparent war. Dies geschieht in der Regel, wenn der Verwalter keine monatlichen Einnahmen- und Ausgabenberichte vorlegt.“.
Er erklärt, dass im traditionellen Modell, bei dem der Verwalter einer der Wohnungseigentümer ist, die Gelder in der Regel direkt von ihm auf einem persönlichen Konto in seinem Namen verwaltet werden, was bei einem externen Unternehmen nicht der Fall ist.
„Bei einer Verwaltung durch ein externes Unternehmen werden die Gelder auf ein Bankkonto im Namen der Wohnanlage eingezahlt, und die verantwortlichen Unterschriften liegen bei mindestens zwei Mitgliedern des Verwaltungsrats (die Eigentümer sein müssen), mit gemeinsamer Unterschrift, das heißt, um einen Scheck auszustellen oder eine Überweisung zu tätigen, müssen zwei Personen zustimmen“, sagt der Geschäftsführer, der seit acht Jahren an der Spitze des Unternehmens steht.
Er fügt hinzu, dass der Administrator zweimal im Monat Zahlungsanforderungen mit den in den zwei Wochen zu deckenden Ausgaben, wie z. B. Gehälter, Dienstleistungen, Treibstoff usw., ausstellt, die von den Direktoren geprüft werden und anschließend die Schecks unterzeichnen oder die Überweisungen genehmigen.
Martínez ist überzeugt, dass die Verwaltung von Wohnungseigentumsgeldern der wichtigste Aspekt einer guten Hausverwaltung ist. Er empfiehlt, die Verwaltung von Geldern stets dem Verwaltungsrat anzuvertrauen und nicht eigenständig zu übernehmen. „Dies bietet zahlreiche Vorteile, darunter Transparenz und Vertrauensbildung. Jeder Verwalter verwaltet Gelder Dritter und muss dies ehrlich tun.“.
Zusätzliche Gebühren vs. unvorhergesehene Ausgaben
Martínez behauptet, dass jede Eigentumswohnanlage anders verwaltet werde und dass zusätzliche Gebühren auf der Grundlage jährlicher Budgets festgelegt würden, die von der Eigentümerversammlung genehmigt würden.
„Im Idealfall für jede Eigentümergemeinschaft und deren Verwalter sollte der Haushalt eine Rücklage von 8 bis 15 % der Gesamtausgaben enthalten. In diesem Fall sind zusätzliche Gebühren sehr unwahrscheinlich, es sei denn, es handelt sich um eine sehr kostspielige Reparatur. Bei Eigentümergemeinschaften, deren Haushalt keine Rücklagen vorsieht, sind zwei oder mehr zusätzliche Gebühren pro Jahr üblich“, erklärt er.
Vorteile eines Unternehmens
Ihm ist bewusst, dass eine Eigentümergemeinschaft, die die Dienste eines externen Unternehmens in Anspruch nimmt, zahlreiche Vorteile hat. Dazu zählen unter anderem die administrative Organisation, die zeitnahe Reaktion auf Notfälle oder unvorhergesehene Ereignisse, die überprüften und überwachten Mitarbeiter, ein effizientes Inkassomanagement, die Optimierung der Ressourcen, die optimale Instandhaltung des Gebäudes, die vorbeugende Wartung der Geräte sowie die Rechts- und Steuerberatung.
„Ich habe immer gesagt, dass die Bedeutung eines externen Dienstleisters darin liegt, in jeder Situation einen Ansprechpartner zu haben. Die Aufgaben eines verantwortungsbewussten und engagierten Verwalters sind vielfältig und gehen weit über die im Gesetz 5038 festgelegten Funktionen hinaus. Beispielsweise sollte ein Verwalter nur bei allgemeinen Problemen eingreifen, aber generell kann er sich bei Problemen innerhalb einer Wohnung oder zwischen Wohnungen aktiv an der Lösungsfindung beteiligen“, erklärt der Verwalter von MP Condominiums. Er betont, dass sein Unternehmen mindestens dreimal wöchentlich Vor-Ort-Besuche durchführt.
