Ingenieurs, psychologen en gezond verstand zijn het er allemaal over eens: vroegtijdig controleren kost minder dan achteraf repareren, zowel op het werk als in het privéleven. De laatste vier maanden van het jaar zijn bij uitstek geschikt om tekenen van slijtage te signaleren voordat ze urgent worden
SANTO DOMINGO – De maand september markeert, bijna onmerkbaar, het begin van een nieuw seizoen. Deadlines stapelen zich op, agenda's raken vol en te midden van deadlines en beoordelingen rijst een vraag die zelden rustig wordt gesteld: hoe dichtbij of hoe ver zijn we verwijderd van wat we ons in januari hadden voorgenomen te bereiken?
Die vraag, zowel persoonlijk als zakelijk van aard, heeft een exact equivalent in de ingenieurswetenschappen, een discipline die al decennialang een dilemma oplost dat vergelijkbaar is met dat van iedereen die dit stadium van het jaar bereikt zonder te weten waar te beginnen met een zelfevaluatie.
Bij structureel onderhoud wordt een gebouw niet alleen geëvalueerd wanneer er iets misgaat, maar ook op geplande data, voordat slijtage tot schade leidt. Ingenieur Luis Alvarado, specialist in metaalconstructies, legt uit dat het ontbreken van periodieke inspecties de integriteit van een gebouw in gevaar kan brengen en kan leiden tot kostbare reparaties of zelfs catastrofale schade.
De logica achter deze praktijk is eenvoudig: tijdig controleren kost minder dan achteraf problemen oplossen, en dit geldt evenzeer voor een persoon, een team of een bedrijf dat het laatste kwartaal van het jaar doorbrengt zonder de daadwerkelijke status van hun werkzaamheden te hebben bekeken.
Op emotioneel vlak heeft psychologe Christina Maslach, een pionier in het onderzoek naar het burn-outsyndroom, aangetoond dat het zich opbouwt als een langdurige reactie op aanhoudende stress op het werk, en niet als een plotselinge gebeurtenis.
Het laatste kwartaal, vol met afsluitingen, opleveringen en eindejaarsverplichtingen, concentreert doorgaans een groot deel van die spanning. Het herkennen van tekenen van vermoeidheid voordat ze zich voordoen, is in de praktijk hetzelfde principe als bij een bouwkundige inspectie: slijtage opsporen terwijl er nog zonder urgentie ingegrepen kan worden.
Wat betreft doelen, stelt de doelstellingstheorie, ontwikkeld door de psychologen Edwin Locke en Gary Latham, dat specifieke en uitdagende doelen de motivatie en prestaties beter op peil houden dan vaag geformuleerde doelen.
Toegepast op de evaluatie van oktober betekent dit dat de relevante vraag niet alleen is of een doel is bereikt, maar ook of dat doel voldoende duidelijk was geformuleerd om meetbaar te zijn.
Een jaarlijkse evaluatie die zich beperkt tot een ja of nee antwoord, leert zelden iets, terwijl een evaluatie die de oorspronkelijke nauwkeurigheid van de doelstelling beoordeelt, concrete aanknopingspunten biedt om de volgende cyclus beter vorm te geven.
Die volgende cyclus kent echter zijn eigen valkuilen. Psychologen Daniel Kahneman en Amos Tversky beschreven de zogenaamde planningsfout, de systematische neiging om de tijd, kosten en risico's van een toekomstig project te onderschatten en de voordelen ervan te overschatten. Kahneman documenteerde deze vertekening in infrastructuurprojecten die jaren te laat en met overschrijding van het budget worden voltooid, maar ook in de dagelijkse taken van elk individu of elke organisatie.
Het plannen van volgend jaar puur vanuit enthousiasme, zonder te kijken naar hoeveel openstaande kwesties van dit jaar er nog zijn, brengt het risico met zich mee van hetzelfde optimisme dat in het verleden al mislukt is.
Het ingaan van het laatste semester met dit perspectief brengt daarom een aantal concrete taken met zich mee:
- Evalueer de daadwerkelijke voortgang richting de jaarlijkse doelstellingen, niet de perceptie ervan.
- Let goed op vroege signalen van burn-out, zowel bij jezelf als bij je team, voordat ze moeilijker te keren worden.
- En begin volgend jaar te plannen op basis van wat er dit jaar daadwerkelijk is gebeurd, en niet alleen op basis van wat we zouden willen dat er zou gebeuren.
Geen enkele structuur, of het nu een gebouw, een team of een persoonlijk project is, wordt uitsluitend in stand gehouden door goede wil. Het wordt in stand gehouden omdat iemand op het juiste moment de tijd heeft genomen om het te onderzoeken.
Aanbevolen lectuur:
