Lo scenario ideale per qualsiasi condominio e il suo amministratore è quello di avere un fondo di riserva nel bilancio che si aggira tra l'8% e il 15% delle spese totali. In questo caso, la necessità di emettere quote straordinarie è molto improbabile, a meno che non si verifichino riparazioni o interventi di manutenzione importanti. Nei condomini in cui il bilancio non include un fondo di riserva, è frequente emettere due o più quote straordinarie all'anno.
SANTO DOMINGO - Di fronte all'elevato tasso di mancato pagamento delle spese condominiali mensili da parte dei residenti di molti condomini, molti edifici hanno optato per l'applicazione di penali per i ritardati pagamenti.
“Molti regolamenti condominiali prevedono penali per i pagamenti non effettuati puntualmente, un sistema che, incentivando tutti a rispettare la scadenza della quota condominiale mensile, rappresenta una conseguenza positiva”, afferma Edwin Martínez, amministratore di MP Condominios, società che gestisce 20 edifici nel Distretto Nazionale e a Santo Domingo Est.
Il documento afferma che il mancato pagamento da parte dei proprietari di appartamenti compromette l'adempimento degli obblighi mensili, mettendo l'amministratore in una posizione di svantaggio nella gestione. "A volte dobbiamo decidere quali servizi sospendere quando non ci sono fondi sufficienti a coprire tutte le spese mensili", afferma il dirigente, che lamenta come gli stranieri abbiano una cultura del pagamento più rigorosa rispetto ai dominicani.
La situazione peggiora quando nello stesso edificio sono presenti più proprietari morosi, per i quali la procedura di riscossione inizia con una richiesta via e-mail e/o telefono. "Se il pagamento non viene ricevuto tramite questa procedura, i servizi vengono sospesi (gas, elettricità, accesso alle aree comuni, tra gli altri). Il passo finale è l'avvio di azioni legali di recupero crediti, ai sensi della Legge 5038, la Legge sul Condominio, che consente l'iscrizione di un'ipoteca sull'immobile (opposizione al trasferimento), il pignoramento e tutte le altre misure necessarie per recuperare l'importo dovuto per le spese condominiali e gli oneri accessori.".
Gestione dei fondi
Come in qualsiasi processo che coinvolga risorse finanziarie, il rischio di cattiva gestione è sempre presente, e i condomini non fanno eccezione. Sia a Santo Domingo che in altre zone, esistono moderni grattacieli in cui ogni mese vengono gestite ingenti somme di denaro.
Martínez, laureato in marketing presso l'Università APEC con una specializzazione in gestione condominiale conseguita all'UNIBE, spiega che queste situazioni si verificano quando non vengono presentati i rendiconti mensili delle spese. "Nella nostra esperienza pluriennale, abbiamo riscontrato diversi casi di mancanza di trasparenza nella gestione dei fondi, e ciò accade generalmente quando l'amministratore non presenta i rendiconti mensili delle entrate e delle uscite.".
Spiega che nel modello tradizionale, in cui l'amministratore è uno dei proprietari di un appartamento, i fondi vengono generalmente gestiti direttamente da lui su un conto personale a suo nome, cosa che non accade quando si tratta di una società esterna.
“In un'amministrazione con una società esterna, i fondi vengono depositati su un conto corrente bancario intestato al condominio e le firme responsabili sono apposte da almeno due membri del consiglio di amministrazione (che devono essere proprietari), con firma congiunta; ovvero, per emettere un assegno o un bonifico, è necessaria l'approvazione di due persone”, spiega il dirigente che è a capo dell'azienda da otto anni.
Aggiunge inoltre che due volte al mese l'amministratore emette richieste di pagamento con le spese da coprire nelle due settimane successive, come stipendi, servizi, carburante, tra le altre, che vengono poi esaminate dai direttori, i quali procedono quindi a firmare gli assegni o ad approvare i bonifici.
Martínez ritiene che la gestione dei fondi condominiali sia l'aspetto più importante di una buona amministrazione. Raccomanda di evitare sempre la gestione autonoma delle risorse e di affidarsi invece al consiglio di amministrazione. "Questo offre numerosi vantaggi, tra cui la trasparenza e la creazione di fiducia. Ogni amministratore gestisce fondi di terzi e deve farlo con onestà.".
Costi aggiuntivi vs. spese impreviste
Martínez sostiene che ogni condominio è gestito in modo diverso e che le spese aggiuntive sono definite in base ai bilanci annuali, approvati dall'assemblea condominiale.
“Lo scenario ideale per qualsiasi condominio e amministratore è che il bilancio includa un fondo di riserva pari a una cifra compresa tra l'8% e il 15% delle spese totali. In questo caso, è molto improbabile che siano necessarie spese aggiuntive, a meno che non si tratti di una riparazione di valore molto elevato. Nel caso di condomini il cui bilancio non include fondi per imprevisti, è normale che vengano addebitate due o più spese aggiuntive all'anno”, spiega.
Vantaggi di un'azienda
Egli comprende che un condominio che si avvale dei servizi di una società esterna gode di molteplici vantaggi, tra cui cita l'organizzazione amministrativa, la risposta tempestiva a qualsiasi emergenza o evento imprevisto, la presenza di personale selezionato e supervisionato, una gestione efficiente degli incassi, l'ottimizzazione delle risorse, la manutenzione ottimale della struttura, la manutenzione preventiva delle attrezzature e la consulenza legale e fiscale.
“Ho sempre sostenuto che l'importanza di avere una società esterna risiede nella possibilità di rivolgersi a qualcuno in qualsiasi situazione. Il lavoro di un amministratore che svolge i propri compiti con responsabilità ed entusiasmo è illimitato e va ben oltre le funzioni definite dalla Legge 5038. Ad esempio, un amministratore dovrebbe intervenire solo per problemi comuni, ma in genere, quando si presenta un problema all'interno di un appartamento o tra appartamenti, può intervenire collaborando alla ricerca di una soluzione”, osserva il responsabile di MP Condominiums. Afferma inoltre che il programma di lavoro della sua società prevede la supervisione almeno tre volte a settimana.
