Kỹ thuật, tâm lý học và lẽ thường đều đồng ý: kiểm tra sớm sẽ tiết kiệm chi phí hơn là sửa chữa muộn, cả trong công việc lẫn cuộc sống. Bốn tháng cuối năm là thời điểm thích hợp để phát hiện các dấu hiệu hao mòn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
SANTO DOMINGO – Tháng Chín đánh dấu sự khởi đầu của một mùa khác một cách gần như không thể nhận ra. Hạn chót chồng chất, lịch trình kín mít, và giữa những hạn chót và bài kiểm tra, một câu hỏi hiếm khi được đặt ra một cách bình tĩnh là: chúng ta đang tiến gần đến mục tiêu đã đặt ra hồi tháng Giêng đến mức nào hay còn cách xa mục tiêu đó đến mức nào?
Câu hỏi đó, cả về mặt cá nhân lẫn kinh doanh, đều có một câu hỏi tương đương trong ngành kỹ thuật, một lĩnh vực đã giải quyết nhiều thập kỷ những vấn đề tương tự như của bất kỳ ai khi đến giai đoạn này của năm mà không biết bắt đầu tự đánh giá bản thân từ đâu.
Trong bảo trì kết cấu, một tòa nhà không chỉ được đánh giá khi có sự cố xảy ra, mà còn được kiểm tra định kỳ, trước khi sự hao mòn dẫn đến hư hỏng. Kỹ sư Luis Alvarado, chuyên gia về kết cấu kim loại, giải thích rằng việc thiếu kiểm tra định kỳ có thể làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của tòa nhà và dẫn đến chi phí sửa chữa tốn kém hoặc thậm chí là những hư hỏng nghiêm trọng.
Nguyên tắc đằng sau việc này rất đơn giản: kiểm tra đúng thời hạn tốn ít chi phí hơn so với sửa chữa muộn, và điều này áp dụng tốt cho cả cá nhân, nhóm hoặc công ty nếu họ trải qua quý cuối năm mà không hề xem xét tình trạng thực tế của các cột công việc.
Về mặt cảm xúc, nhà tâm lý học Christina Maslach, một người tiên phong trong nghiên cứu về hội chứng kiệt sức, đã chứng minh rằng nó tích tụ như một phản ứng kéo dài đối với căng thẳng dai dẳng trong công việc, chứ không phải là một sự kiện đột ngột.
Quý cuối năm, với nhiều hoạt động chốt hợp đồng, giao hàng và các cam kết cuối năm, thường tập trung phần lớn sự căng thẳng đó, vì vậy việc nhận biết các dấu hiệu mệt mỏi trước khi chúng xuất hiện, trên thực tế, cũng giống như nguyên tắc hướng dẫn việc kiểm tra cấu trúc, phát hiện sự hao mòn khi bạn vẫn có thể can thiệp mà không cần gấp gáp.
Về mặt mục tiêu, lý thuyết thiết lập mục tiêu, được phát triển bởi các nhà tâm lý học Edwin Locke và Gary Latham, cho rằng các mục tiêu cụ thể và đầy thách thức sẽ duy trì động lực và hiệu suất tốt hơn so với các mục tiêu được đặt ra một cách mơ hồ.
Áp dụng vào đánh giá tháng Mười, điều này có nghĩa là câu hỏi hữu ích không chỉ là liệu mục tiêu có đạt được hay không, mà là liệu mục tiêu đó có được đặt ra đủ rõ ràng để có thể đo lường được hay không.
Một bài đánh giá cuối năm chỉ gói gọn trong câu trả lời "có" hay "không" hiếm khi mang lại bài học bổ ích, trong khi một bài đánh giá xem xét lại tính chính xác ban đầu của mục tiêu sẽ cung cấp những tư liệu cụ thể để thiết kế chu kỳ tiếp theo tốt hơn.
Tuy nhiên, chu kỳ tiếp theo lại có cạm bẫy riêng. Các nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky đã mô tả cái gọi là sai lầm trong lập kế hoạch, xu hướng có hệ thống là đánh giá thấp thời gian, chi phí và rủi ro của một dự án tương lai trong khi đánh giá quá cao lợi ích của nó. Kahneman đã ghi nhận sự thiên lệch này trong các dự án cơ sở hạ tầng bị chậm tiến độ nhiều năm và vượt ngân sách, cũng như trong các công việc hàng ngày của bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào.
Việc lên kế hoạch cho năm tới chỉ dựa trên sự nhiệt tình thuần túy, mà không xem xét có bao nhiêu vấn đề tồn đọng từ năm nay vẫn chưa được giải quyết, sẽ dẫn đến nguy cơ lặp lại sự lạc quan thái quá đã từng thất bại trước đây.
Do đó, bước vào học kỳ cuối với quan điểm này đồng nghĩa với việc phải thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể:
- Hãy đánh giá tiến độ thực tế hướng tới các mục tiêu của năm, chứ không phải chỉ là nhận thức về chúng.
- Hãy chú ý đến những dấu hiệu sớm của tình trạng kiệt sức, cả của bản thân và của nhóm, trước khi chúng trở nên khó khắc phục hơn.
- Và hãy bắt đầu lên kế hoạch cho năm tới dựa trên những gì thực sự đã xảy ra trong năm nay, chứ không chỉ dựa trên những gì chúng ta mong muốn.
Không có cấu trúc nào, dù là một tòa nhà, một đội nhóm hay một dự án cá nhân, được duy trì chỉ bằng thiện chí. Nó được duy trì bởi vì ai đó, vào đúng thời điểm, đã dành thời gian để xem xét nó.
Tài liệu tham khảo:
