Senario ideal untuk mana-mana persatuan kondominium dan pentadbirnya adalah untuk mempunyai dana kontingensi dalam bajet yang terdiri daripada 8% hingga 15% daripada jumlah perbelanjaan. Dalam kes ini, keperluan untuk mengeluarkan yuran tambahan adalah sangat tidak mungkin, melainkan jika pembaikan besar berlaku. Di kondominium yang bajetnya tidak termasuk dana kontingensi, adalah perkara biasa untuk mengeluarkan dua atau lebih yuran tambahan setiap tahun.
SANTO DOMINGO.- Berdepan dengan realiti kadar kegagalan membayar yang tinggi dalam kalangan penduduk di banyak kondominium yang gagal memenuhi obligasi yuran penyelenggaraan bulanan mereka, banyak bangunan telah memilih untuk mengenakan yuran lewat sebagai akibatnya bagi mereka yang tidak membayar.
“Banyak rejim kondominium menetapkan yuran lewat apabila pembayaran tidak dibuat tepat pada waktunya, yang merupakan akibat positif dalam usaha memastikan semua orang komited untuk membayar yuran penyelenggaraan bulanan mereka tepat pada waktunya,” kata Edwin Martínez, Pengurus MP Condominios, yang menguruskan 20 menara di Daerah Nasional dan Santo Domingo Timur.
Ia menyatakan bahawa kegagalan pembayaran oleh pemilik kondominium menjejaskan pemenuhan obligasi bulanan, meletakkan pentadbir dalam kedudukan yang merugikan dalam pengurusan mereka. “Kadangkala kita perlu memutuskan perkhidmatan mana yang perlu dihentikan pembayarannya apabila dana tidak mencukupi untuk menampung semua perbelanjaan bulan itu,” kata eksekutif itu, yang meratapi bahawa warga asing mempunyai budaya pembayaran yang lebih baik daripada rakyat Dominika.
Keadaan menjadi lebih buruk apabila terdapat beberapa pemilik yang menunggak di bangunan yang sama, yang proses kutipannya bermula dengan permintaan melalui e-mel dan/atau telefon. “Jika pembayaran tidak diterima melalui proses ini, perkhidmatan (gas, elektrik, akses ke kawasan umum, antara lain) akan digantung. Langkah terakhir ialah permulaan tindakan kutipan undang-undang, berdasarkan Undang-undang 5038, Undang-undang Kondominium, yang membenarkan pendaftaran lien terhadap harta tersebut (penentangan terhadap pemindahan), penyitaan, dan semua langkah lain yang diperlukan untuk mengutip jumlah yang terhutang untuk penyelenggaraan dan yuran tambahan.”.
Pengurusan dana
Seperti mana-mana proses yang melibatkan sumber kewangan, potensi salah urus sentiasa ada, dan kondominium tidak terkecuali. Kedua-dua di Santo Domingo dan di kawasan lain, terdapat menara moden di mana sejumlah besar wang diuruskan setiap bulan.
Martínez, seorang graduan pemasaran dari Universiti APEC dengan pengkhususan dalam pengurusan kondominium dari UNIBE, menjelaskan bahawa situasi ini berlaku apabila laporan perbelanjaan bulanan tidak dihantar. “Dalam pengalaman bertahun-tahun kami, kami telah melihat beberapa kes di mana tiada ketelusan dalam pengendalian dana, dan ini biasanya berlaku apabila pentadbir tidak menghantar laporan pendapatan dan perbelanjaan bulanan.”.
Beliau menjelaskan bahawa dalam model tradisional, di mana pentadbir merupakan salah seorang pemilik sebuah apartmen, dana tersebut biasanya dikendalikan secara langsung olehnya dalam akaun peribadi atas namanya, yang tidak berlaku apabila ia merupakan syarikat luaran.
“Dalam pentadbiran dengan syarikat luaran, dana tersebut didepositkan ke dalam akaun bank atas nama kondominium, dan tandatangan yang bertanggungjawab bertanggungjawab kepada sekurang-kurangnya dua ahli lembaga pengarah (yang mestilah pemilik), dengan tandatangan bersama, iaitu, untuk mengeluarkan cek atau pemindahan, dua orang mesti meluluskannya,” kata eksekutif yang telah menerajui syarikat selama lapan tahun.
Beliau menambah bahawa dua kali sebulan, pentadbir mengeluarkan permintaan pembayaran dengan perbelanjaan yang akan ditanggung dalam tempoh dua minggu, seperti gaji, perkhidmatan, bahan api, antara lain, untuk disemak oleh para pengarah dan meneruskan untuk menandatangani cek atau meluluskan pemindahan.
Martínez percaya bahawa pengurusan dana kondominium adalah aspek terpenting dalam pengurusan pentadbiran yang baik. Beliau mengesyorkan agar sentiasa mengelakkan pengurusan sumber secara bebas dan sebaliknya bergantung kepada lembaga pengarah. “Ini mempunyai banyak kelebihan, termasuk ketelusan dan membina kepercayaan. Setiap pentadbir mengendalikan dana pihak ketiga dan mesti melakukannya dengan jujur.”.
Yuran tambahan berbanding perbelanjaan yang tidak dijangka
Martínez menegaskan bahawa setiap kondominium diuruskan secara berbeza dan yuran tambahan ditakrifkan berdasarkan bajet tahunan, yang diluluskan oleh pihak perhimpunan kondominium.
“Senario ideal untuk mana-mana kondominium dan pentadbir ialah bajet tersebut merangkumi dana kontingensi antara 8% dan 15% daripada jumlah perbelanjaan. Dalam kes ini, yuran tambahan tidak mungkin diperlukan, melainkan terdapat pembaikan bernilai sangat tinggi. Bagi kondominium yang bajetnya tidak termasuk dana untuk kontingensi, adalah perkara biasa untuk mengeluarkan dua atau lebih yuran tambahan setiap tahun,” jelasnya.
Kelebihan sesebuah syarikat
Beliau faham bahawa kondominium yang mengupah khidmat syarikat luaran mempunyai pelbagai kelebihan, antaranya beliau memetik organisasi pentadbiran, tindak balas yang tepat pada masanya terhadap sebarang kecemasan atau peristiwa yang tidak dijangka yang mungkin timbul, pekerja yang diselia dan diselia, pengurusan kutipan yang cekap, pengoptimuman sumber, penyelenggaraan struktur yang optimum, penyelenggaraan peralatan pencegahan dan nasihat undang-undang dan cukai.
“Saya selalu mengatakan bahawa kepentingan mempunyai syarikat luaran adalah mempunyai seseorang untuk dirujuk dalam apa jua situasi. Kerja pentadbir yang melaksanakan tugas mereka dengan bertanggungjawab dan bersemangat adalah tidak terbatas dan melangkaui fungsi yang ditakrifkan dalam Undang-undang 5038. Contohnya, pentadbir hanya perlu campur tangan dalam masalah biasa, tetapi secara amnya, apabila terdapat masalah di dalam apartmen atau di antara apartmen, mereka boleh terlibat dengan bekerjasama dalam mencari penyelesaian,” kata pengurus MP Condominiums. Beliau menegaskan bahawa jadual kerja syarikatnya merangkumi penyeliaan sekurang-kurangnya tiga kali seminggu.
