L'idéal pour toute association de copropriétaires et son administrateur est de disposer d'un fonds de prévoyance dans son budget, représentant entre 8 % et 15 % des dépenses totales. Dans ce cas, le recours à des charges exceptionnelles est très improbable, sauf en cas de réparations majeures. Dans les copropriétés dont le budget ne prévoit pas de fonds de prévoyance, il est fréquent de devoir payer deux charges exceptionnelles, voire plus, par an.
SAINT-DOMINGUE.- Face à la réalité de taux élevés de non-paiement parmi les résidents de nombreuses copropriétés qui ne respectent pas leurs obligations de frais d'entretien mensuels, de nombreux immeubles ont opté pour l'instauration de frais de retard comme conséquence pour ceux qui ne paient pas.
« De nombreux règlements de copropriété instaurent des frais de retard lorsque les paiements ne sont pas effectués à temps, ce qui est une conséquence positive dans la volonté de garantir que chacun s'engage à payer ses frais d'entretien mensuels à temps », déclare Edwin Martínez, directeur de MP Condominios, qui gère 20 tours dans le District national et à Santo Domingo Est.
Le document indique que le non-paiement des charges par les copropriétaires compromet le respect des obligations mensuelles, ce qui place l'administrateur dans une situation délicate. « Il nous arrive de devoir choisir quels services ne pas prendre en charge lorsque les fonds sont insuffisants pour couvrir toutes les dépenses mensuelles », explique le responsable, qui déplore que les étrangers aient une meilleure culture du paiement que les Dominicains.
La situation s'aggrave lorsqu'il y a plusieurs copropriétaires défaillants dans un même immeuble. Le recouvrement de leurs charges débute alors par une relance par courriel et/ou téléphone. « Si le paiement n'est pas reçu, les services sont suspendus (gaz, électricité, accès aux parties communes, etc.). L'étape finale consiste à engager des poursuites judiciaires, conformément à la loi n° 5038 relative à la copropriété, qui autorise l'inscription d'une hypothèque légale sur le bien (opposition à la vente), la saisie et toutes autres mesures nécessaires au recouvrement des sommes dues pour les charges et les indemnités. ».
Gestion de fonds
Comme pour tout processus impliquant des ressources financières, le risque de mauvaise gestion est toujours présent, et les copropriétés ne font pas exception. À Saint-Domingue comme ailleurs, on trouve des tours modernes où des sommes considérables sont gérées chaque mois.
Martínez, diplômé en marketing de l'Université APEC et spécialisé en gestion de copropriétés de l'UNIBE, explique que ces situations surviennent lorsque les rapports de dépenses mensuels ne sont pas soumis. « Au fil des années, nous avons constaté plusieurs cas de manque de transparence dans la gestion des fonds, généralement lorsque l'administrateur ne soumet pas de rapports mensuels de recettes et de dépenses. ».
Il explique que dans le modèle traditionnel, où l'administrateur est l'un des propriétaires d'un appartement, les fonds sont généralement gérés directement par lui sur un compte personnel à son nom, ce qui n'est pas le cas lorsqu'il s'agit d'une société externe.
« Dans le cadre d'une gestion confiée à une société externe, les fonds sont déposés sur un compte bancaire au nom de la copropriété, et les signatures requises sont celles d'au moins deux membres du conseil d'administration (qui doivent être copropriétaires), avec signature conjointe ; autrement dit, pour émettre un chèque ou effectuer un virement, deux personnes doivent l'approuver », explique le dirigeant qui est à la tête de la société depuis huit ans.
Il ajoute que deux fois par mois, l'administrateur émet des demandes de paiement détaillant les dépenses à couvrir dans la quinzaine, telles que les salaires, les services, le carburant, entre autres, qui doivent être examinées par les directeurs avant de signer les chèques ou d'approuver les virements.
Martínez estime que la gestion des fonds de copropriété est l'aspect le plus important d'une bonne gestion administrative. Il recommande d'éviter systématiquement de gérer les ressources de manière indépendante et de s'en remettre plutôt au conseil d'administration. « Cela présente de nombreux avantages, notamment la transparence et l'instauration d'un climat de confiance. Chaque administrateur gère des fonds appartenant à des tiers et se doit de le faire avec intégrité. ».
Frais supplémentaires vs dépenses imprévues
Martínez soutient que chaque copropriété est gérée différemment et que les frais supplémentaires sont définis en fonction des budgets annuels, approuvés par l'assemblée des copropriétaires.
« L’idéal pour toute copropriété et son syndic serait que le budget comprenne une provision pour imprévus représentant entre 8 % et 15 % des dépenses totales. Dans ce cas, il est très peu probable que des frais supplémentaires soient nécessaires, sauf en cas de réparation très coûteuse. Pour les copropriétés dont le budget ne prévoit pas de provision pour imprévus, il est courant de devoir payer deux frais supplémentaires, voire plus, par an », explique-t-il.
Avantages d'une entreprise
Il comprend qu'une copropriété qui fait appel aux services d'une entreprise externe présente de multiples avantages, parmi lesquels il cite l'organisation administrative, une réponse rapide à toute urgence ou événement imprévu pouvant survenir, des employés vérifiés et supervisés, une gestion efficace des recouvrements, l'optimisation des ressources, un entretien optimal de la structure, la maintenance préventive des équipements et des conseils juridiques et fiscaux.
« J’ai toujours dit que l’importance de faire appel à une société externe réside dans le fait d’avoir un interlocuteur privilégié en toutes circonstances. Le travail d’un administrateur qui s’acquitte de ses fonctions avec responsabilité et enthousiasme est sans limites et dépasse largement le cadre défini par la loi 5038. Par exemple, un administrateur ne devrait intervenir que pour les problèmes communs, mais généralement, en cas de problème au sein d’un immeuble ou entre deux immeubles, il peut s’impliquer en collaborant à la recherche d’une solution », souligne le gérant de MP Condominiums. Il précise que son entreprise assure une supervision au moins trois fois par semaine.
