Tình huống lý tưởng cho bất kỳ ban quản lý chung cư nào và người quản lý của họ là có một quỹ dự phòng trong ngân sách, dao động từ 8% đến 15% tổng chi phí. Trong trường hợp này, việc thu thêm phí rất hiếm khi xảy ra, trừ khi có sửa chữa lớn hoặc sự cố nghiêm trọng. Tại các chung cư mà ngân sách không bao gồm quỹ dự phòng, việc thu thêm hai hoặc nhiều khoản phí mỗi năm là điều khá phổ biến.
SANTO DOMINGO.- Trước thực trạng tỷ lệ không thanh toán phí bảo trì hàng tháng cao trong số cư dân của nhiều chung cư, nhiều tòa nhà đã lựa chọn áp dụng phí phạt đối với những người không thanh toán.
“Nhiều ban quản lý chung cư quy định phí phạt khi thanh toán không đúng hạn, đây là một hệ quả tích cực trong việc đảm bảo mọi người cam kết thanh toán phí bảo trì hàng tháng đúng hạn”, ông Edwin Martínez, Giám đốc MP Condominios, đơn vị quản lý 20 tòa nhà tại Khu Quốc gia và Đông Santo Domingo, cho biết.
Văn bản nêu rõ việc chủ sở hữu căn hộ không thanh toán ảnh hưởng đến việc thực hiện các nghĩa vụ hàng tháng, gây bất lợi cho người quản lý. "Đôi khi chúng tôi phải quyết định ngừng thanh toán cho dịch vụ nào khi không đủ tiền để trang trải tất cả các chi phí hàng tháng", vị giám đốc điều hành cho biết, đồng thời than phiền rằng người nước ngoài có văn hóa thanh toán tốt hơn người Dominica.
Tình hình càng trở nên tồi tệ hơn khi có nhiều chủ sở hữu nợ quá hạn trong cùng một tòa nhà, quá trình thu hồi nợ bắt đầu bằng việc gửi yêu cầu qua email và/hoặc điện thoại. “Nếu không nhận được thanh toán qua quy trình này, các dịch vụ sẽ bị tạm ngừng (gas, điện, quyền sử dụng khu vực chung, v.v.). Bước cuối cùng là khởi kiện các biện pháp thu hồi nợ theo pháp luật, dựa trên Luật 5038, Luật Chung cư, cho phép đăng ký quyền thế chấp đối với tài sản (phản đối chuyển nhượng), tịch thu và tất cả các biện pháp cần thiết khác để thu hồi số tiền nợ phí bảo trì và các khoản phí khác.”.
Quản lý quỹ
Cũng như bất kỳ quy trình nào liên quan đến nguồn tài chính, nguy cơ quản lý sai sót luôn hiện hữu, và các khu chung cư cũng không ngoại lệ. Cả ở Santo Domingo và các khu vực khác, đều có những tòa nhà hiện đại nơi những khoản tiền lớn được quản lý mỗi tháng.
Martínez, cử nhân ngành marketing tại Đại học APEC, chuyên ngành quản lý chung cư tại UNIBE, giải thích rằng những tình huống này xảy ra khi báo cáo chi phí hàng tháng không được nộp. “Qua nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi đã chứng kiến nhiều trường hợp thiếu minh bạch trong việc quản lý quỹ, và điều này thường xảy ra khi người quản lý không nộp báo cáo thu nhập và chi phí hàng tháng.”.
Ông giải thích rằng trong mô hình truyền thống, nơi người quản lý là một trong những chủ sở hữu căn hộ, tiền thường được người đó trực tiếp quản lý trong tài khoản cá nhân mang tên mình, điều này không xảy ra khi đó là một công ty bên ngoài.
“Trong hình thức quản lý với một công ty bên ngoài, tiền được gửi vào tài khoản ngân hàng mang tên chung cư, và chữ ký chịu trách nhiệm thuộc về ít nhất hai thành viên hội đồng quản trị (phải là chủ sở hữu), với chữ ký chung, nghĩa là để phát hành séc hoặc chuyển khoản, cần có sự chấp thuận của hai người,” vị giám đốc điều hành đã đứng đầu công ty tám năm cho biết.
Ông cho biết thêm rằng hai lần một tháng, người quản lý sẽ gửi yêu cầu thanh toán kèm theo các khoản chi phí cần được chi trả trong hai tuần, chẳng hạn như tiền lương, dịch vụ, nhiên liệu, v.v., để các giám đốc xem xét và tiến hành ký séc hoặc phê duyệt chuyển khoản.
Ông Martínez tin rằng quản lý quỹ chung cư là khía cạnh quan trọng nhất của quản trị hành chính tốt. Ông khuyến nghị luôn tránh tự quản lý nguồn lực và thay vào đó nên dựa vào hội đồng quản trị. “Điều này có nhiều ưu điểm, bao gồm tính minh bạch và xây dựng lòng tin. Mỗi người quản trị đều xử lý quỹ của bên thứ ba và phải làm điều đó một cách trung thực.”.
Phí phát sinh so với chi phí không lường trước
Ông Martínez khẳng định rằng mỗi khu chung cư được quản lý khác nhau và các khoản phí phát sinh được xác định dựa trên ngân sách hàng năm, được hội đồng quản trị chung cư phê duyệt.
“Tình huống lý tưởng cho bất kỳ chung cư và người quản lý nào là ngân sách bao gồm một quỹ dự phòng từ 8% đến 15% tổng chi phí. Trong trường hợp này, rất khó có khả năng phát sinh thêm phí, trừ khi đó là khoản sửa chữa có giá trị rất cao. Đối với các chung cư mà ngân sách không bao gồm quỹ dự phòng, việc phát sinh hai hoặc nhiều khoản phí mỗi năm là điều bình thường”, ông giải thích.
Lợi thế của một công ty
Ông hiểu rằng việc một khu chung cư thuê dịch vụ của một công ty bên ngoài có nhiều lợi thế, trong đó ông nêu ra các yếu tố như tổ chức hành chính hiệu quả, phản hồi kịp thời đối với bất kỳ trường hợp khẩn cấp hoặc sự kiện bất ngờ nào có thể phát sinh, nhân viên được tuyển chọn và giám sát chặt chẽ, quản lý thu phí hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực, bảo trì cấu trúc tối ưu, bảo trì phòng ngừa thiết bị và tư vấn pháp lý và thuế.
“Tôi luôn nói rằng tầm quan trọng của việc có một công ty bên ngoài là có người để nhờ cậy trong mọi tình huống. Công việc của một người quản lý thực hiện nhiệm vụ một cách có trách nhiệm và nhiệt tình là vô hạn và vượt ra ngoài các chức năng được quy định trong Luật 5038. Ví dụ, người quản lý chỉ nên can thiệp vào các vấn đề chung, nhưng nói chung, khi có vấn đề trong một căn hộ hoặc giữa các căn hộ, họ có thể tham gia bằng cách hợp tác tìm ra giải pháp,” người quản lý của MP Condominiums nhận xét. Ông khẳng định rằng lịch làm việc của công ty ông bao gồm giám sát ít nhất ba lần một tuần.
