Идеалан сценарио за сваку стамбену заједницу и њеног администратора је да у буџету имају фонд за непредвиђене трошкове који се креће од 8% до 15% укупних трошкова. У овом случају, потреба за издавањем додатних накнада је веома мало вероватна, осим ако не дође до веће поправке или поправке. У стамбеним зградама где буџет не укључује фонд за непредвиђене трошкове, уобичајено је да се издају две или више додатних накнада годишње.
САНТО ДОМИНГО.- Суочени са реалношћу високих стопа неплаћања међу становницима многих стамбених зграда које не испуњавају своје месечне обавезе у вези са накнадама за одржавање, многе зграде су се одлучиле да уведу закаснеле казне као последицу за оне који не плаћају.
„Многи режими стамбених зграда утврђују закаснеле накнаде када се плаћања не изврше на време, што је позитивна последица у настојању да се осигура да се сви обавежу да ће благовремено плаћати своју месечну накнаду за одржавање“, каже Едвин Мартинез, менаџер компаније MP Condominios, која управља са 20 кула у Националном округу и Санто Доминго Исток.
Наводи се да неплаћање од стране власника стамбених зграда утиче на испуњавање месечних обавеза, стављајући управника у неповољан положај у њиховом управљању. „Понекад морамо да одлучимо које услуге ћемо престати да плаћамо када нема довољно средстава за покривање свих месечних трошкова“, каже извршни директор, који се жали што странци имају бољу културу плаћања од Доминиканаца.
Ситуација се погоршава када у истој згради постоји више власника који не издржавају дугове, чији процес наплате почиње захтевом путем е-поште и/или телефона. „Ако се уплата не прими путем овог процеса, услуге се обустављају (гас, струја, приступ заједничким просторијама, између осталог). Последњи корак је покретање правних поступака наплате, на основу Закона 5038, Закона о стамбеној згради, који омогућава регистрацију заложног права на имовини (противљење преносу), заплену и све друге мере неопходне за наплату дугованог износа за одржавање и додатне накнаде.“.
Управљање средствима
Као и код сваког процеса који укључује финансијске ресурсе, могућност лошег управљања је увек присутна, а кондоминијуми нису изузетак. И у Санто Домингу и у другим областима, постоје модерне куле у којима се сваког месеца управља значајним сумама новца.
Мартинез, дипломирани маркетиншки стручњак са Универзитета АПЕК са специјализацијом за управљање кондоминијумима са Универзитета УНИБЕ, објашњава да се ове ситуације дешавају када се не подносе месечни извештаји о трошковима. „У нашем вишегодишњем искуству, видели смо неколико случајева где нема транспарентности у руковању средствима, а то се генерално дешава када администратор не подноси месечне извештаје о приходима и расходима.“.
Он објашњава да у традиционалном моделу, где је управник један од власника стана, средства углавном директно он располаже на личном рачуну на његово име, што се не дешава када је у питању екстерна компанија.
„У администрацији са екстерном компанијом, средства се уплаћују на банковни рачун на име стамбене зграде, а за одговорне потписе задужена су најмање два члана управног одбора (који морају бити власници), са заједничким потписом, односно да би се издао чек или трансфер, морају да га одобре две особе“, каже руководилац који је на челу компаније осам година.
Додаје да два пута месечно, администратор издаје захтеве за плаћање са трошковима који треба да буду покривени у току две недеље, као што су плате, услуге, гориво, између осталог, које директори прегледају и настављају са потписивањем чекова или одобравањем трансфера.
Мартинез сматра да је управљање фондовима кондоминијума најважнији аспект доброг административног управљања. Он препоручује да се увек избегава самостално управљање ресурсима и да се уместо тога ослањате на управни одбор. „Ово има бројне предности, укључујући транспарентност и изградњу поверења. Сваки администратор рукује средствима трећих страна и то мора да чини поштено.“.
Додатне накнаде наспрам непредвиђених трошкова
Мартинез тврди да се сваким стамбеним зградама управља другачије и да се додатне накнаде дефинишу на основу годишњих буџета, које је усвојила скупштина стамбених зграда.
„Идеалан сценарио за сваки стамбени објекат и управника је да буџет укључује фонд за непредвиђене трошкове између 8% и 15% укупних трошкова. У овом случају, веома је мало вероватно да ће бити потребне додатне накнаде, осим ако се не ради о поправки веома високе вредности. У случају стамбених објеката чији буџет не укључује средства за непредвиђене трошкове, нормално је да се издају две или више додатних накнада годишње“, објашњава он.
Предности компаније
Он разуме да кондоминијум који ангажује услуге екстерне компаније има вишеструке предности, међу којима наводи административну организацију, благовремен одговор на било какву ванредну ситуацију или непредвиђени догађај који може настати, проверене и надгледане запослене, ефикасно управљање наплатом, оптимизацију ресурса, оптимално одржавање објекта, превентивно одржавање опреме и правне и пореске савете.
„Одувек сам говорио да је важно имати екстерну компанију у томе да имате некога коме се можете обратити у било којој ситуацији. Рад администратора који своје дужности обавља одговорно и са ентузијазмом је неограничен и превазилази функције дефинисане Законом 5038. На пример, администратор треба да интервенише само код уобичајених проблема, али генерално, када постоји проблем у стану или између станова, може се укључити сарађујући у проналажењу решења“, напомиње менаџер МП Кондоминијума. Он тврди да распоред рада његове компаније укључује надзор најмање три пута недељно.
