Scenariul ideal pentru orice asociație de condominii și administratorul acesteia este să aibă în buget un fond de rezervă care să varieze între 8% și 15% din cheltuielile totale. În acest caz, necesitatea emiterii unor taxe suplimentare este foarte puțin probabilă, cu excepția cazului în care are loc o reparație sau un depanare majoră. În condominiile în care bugetul nu include un fond de rezervă, este obișnuit să existe două sau mai multe taxe suplimentare emise pe an.
SANTO DOMINGO.- Confruntându-se cu realitatea ratelor ridicate de neplată în rândul rezidenților multor condominii care nu își îndeplinesc obligațiile lunare de întreținere, multe clădiri au optat pentru stabilirea unor penalități de întârziere ca consecință pentru cei care nu plătesc.
„Multe regimuri de condominii stabilesc penalități de întârziere atunci când plățile nu sunt efectuate la timp, ceea ce reprezintă o consecință pozitivă în urmărirea asigurării faptului că toată lumea se angajează să își plătească taxa lunară de întreținere la timp”, spune Edwin Martínez, managerul MP Condominios, care administrează 20 de turnuri în Districtul Național și Santo Domingo Est.
Se precizează că neplata de către proprietarii de condominii afectează îndeplinirea obligațiilor lunare, dezavantajând administratorul în gestionarea acestora. „Uneori trebuie să decidem pentru ce servicii să încetăm plata atunci când nu există suficiente fonduri pentru a acoperi toate cheltuielile lunii”, spune directorul executiv, care deplânge faptul că străinii au o cultură a plăților mai bună decât dominicanii.
Situația se agravează atunci când există mai mulți proprietari delincvenți în aceeași clădire, al căror proces de colectare începe cu o solicitare prin e-mail și/sau telefon. „Dacă plata nu este primită prin acest proces, serviciile sunt suspendate (gaz, electricitate, acces la spațiile comune, printre altele). Pasul final este inițierea acțiunilor legale de colectare, în baza Legii 5038, Legea Condominiului, care permite înregistrarea unui drept de retenție asupra proprietății (opoziție la transfer), poprirea și toate celelalte măsuri necesare pentru colectarea sumei datorate pentru întreținere și taxele suplimentare.”.
Gestionarea fondurilor
Ca în cazul oricărui proces care implică resurse financiare, potențialul de gestionare defectuoasă este omniprezent, iar condominiile nu fac excepție. Atât în Santo Domingo, cât și în alte zone, există turnuri moderne unde sunt gestionate sume semnificative de bani în fiecare lună.
Martínez, absolventă de marketing la Universitatea APEC și specializată în administrarea condominiilor la UNIBE, explică faptul că aceste situații apar atunci când nu se depun rapoartele lunare de cheltuieli. „În anii noștri de experiență, am văzut mai multe cazuri în care nu există transparență în gestionarea fondurilor, iar acest lucru se întâmplă, în general, atunci când administratorul nu depune rapoartele lunare de venituri și cheltuieli.”.
El explică faptul că în modelul tradițional, unde administratorul este unul dintre proprietarii unui apartament, fondurile sunt, în general, gestionate direct de acesta într-un cont personal pe numele său, ceea ce nu se întâmplă atunci când este vorba de o companie externă.
„Într-o administrare cu o firmă externă, fondurile sunt depuse într-un cont bancar pe numele condominiului, iar semnăturile responsabile sunt în sarcina a cel puțin doi membri ai consiliului de administrație (care trebuie să fie proprietari), cu semnătură comună, adică pentru a emite un cec sau un transfer, trebuie să fie aprobat de două persoane”, spune executivul care se află în fruntea companiei de opt ani.
El adaugă că, de două ori pe lună, administratorul emite cereri de plată cu cheltuielile care trebuie acoperite în două săptămâni, cum ar fi salarizarea, serviciile, combustibilul, printre altele, pentru a fi revizuite de către directori și a se proceda la semnarea cecurilor sau la aprobarea transferurilor.
Martínez consideră că gestionarea fondurilor condominiului este cel mai important aspect al unei bune administrări administrative. El recomandă evitarea gestionării resurselor în mod independent și, în schimb, bazarea pe consiliul de administrație. „Acest lucru are numeroase avantaje, inclusiv transparența și construirea încrederii. Fiecare administrator gestionează fonduri ale unor terți și trebuie să o facă cu onestitate.”.
Taxe suplimentare vs. cheltuieli neprevăzute
Martínez susține că fiecare condominiu este administrat diferit și că taxele suplimentare sunt definite pe baza bugetelor anuale, aprobate de adunarea condominiului.
„Scenariul ideal pentru orice condominiu și administrator este ca bugetul să includă un fond de rezervă între 8% și 15% din cheltuielile totale. În acest caz, este foarte puțin probabil să fie nevoie de taxe suplimentare, cu excepția cazului în care există o reparație de valoare foarte mare. În cazul condominiilor al căror buget nu include fonduri pentru cheltuieli neprevăzute, este normal să existe două sau mai multe taxe suplimentare emise pe an”, explică el.
Avantajele unei companii
El înțelege că un condominiu care angajează serviciile unei companii externe are multiple avantaje, printre care citează organizarea administrativă, răspunsul prompt la orice urgență sau eveniment neprevăzut care poate apărea, angajați verificați și supravegheați, gestionarea eficientă a încasărilor, optimizarea resurselor, întreținerea optimă a structurii, întreținerea preventivă a echipamentelor și consultanță juridică și fiscală.
„Întotdeauna am spus că importanța unei companii externe constă în a avea pe cineva la care să apelezi în orice situație. Munca unui administrator care își îndeplinește atribuțiile cu responsabilitate și entuziasm este nelimitată și depășește funcțiile definite în Legea 5038. De exemplu, un administrator ar trebui să intervină doar în probleme comune, dar, în general, atunci când există o problemă în interiorul unui apartament sau între apartamente, se poate implica colaborând la găsirea unei soluții”, notează managerul MP Condominiums. El susține că programul de lucru al companiei sale include supravegherea de cel puțin trei ori pe săptămână.
