Το ιδανικό σενάριο για κάθε ένωση συγκροτημάτων κατοικιών και τον διαχειριστή της είναι να έχει ένα ταμείο έκτακτης ανάγκης στον προϋπολογισμό που κυμαίνεται από 8% έως 15% των συνολικών εξόδων. Σε αυτήν την περίπτωση, η ανάγκη έκδοσης επιπλέον τελών είναι πολύ απίθανη, εκτός εάν προκύψει κάποια σημαντική επισκευή ή επισκευή. Σε συγκροτήματα κατοικιών όπου ο προϋπολογισμός δεν περιλαμβάνει ταμείο έκτακτης ανάγκης, είναι σύνηθες να εκδίδονται δύο ή περισσότερα επιπλέον τέλη ετησίως.
ΣΑΝΤΟ ΝΤΟΜΙΝΓΚΟ.- Αντιμέτωποι με την πραγματικότητα των υψηλών ποσοστών μη πληρωμής μεταξύ των κατοίκων πολλών πολυκατοικιών που δεν εκπληρώνουν τις μηνιαίες υποχρεώσεις τους για τα τέλη συντήρησης, πολλά κτίρια έχουν επιλέξει να επιβάλλουν τέλη καθυστέρησης ως συνέπεια για όσους δεν πληρώνουν.
«Πολλά καθεστώτα συγκροτημάτων κατοικιών επιβάλλουν τέλη καθυστέρησης όταν οι πληρωμές δεν πραγματοποιούνται εγκαίρως, κάτι που αποτελεί θετική συνέπεια στην προσπάθεια να διασφαλιστεί ότι όλοι δεσμεύονται να πληρώνουν το μηνιαίο τέλος συντήρησης εγκαίρως», λέει ο Edwin Martínez, Διευθυντής της MP Condominios, η οποία διαχειρίζεται 20 πύργους στην Εθνική Περιοχή και στο Ανατολικό Σάντο Ντομίνγκο.
Αναφέρει ότι η μη πληρωμή από τους ιδιοκτήτες πολυκατοικιών επηρεάζει την εκπλήρωση των μηνιαίων υποχρεώσεων, θέτοντας τον διαχειριστή σε μειονεκτική θέση όσον αφορά τη διαχείρισή του. «Μερικές φορές πρέπει να αποφασίσουμε για ποιες υπηρεσίες να σταματήσουμε να πληρώνουμε όταν δεν υπάρχουν αρκετά κεφάλαια για να καλύψουμε όλα τα έξοδα του μήνα», λέει το στέλεχος, το οποίο θρηνεί το γεγονός ότι οι ξένοι έχουν καλύτερη κουλτούρα πληρωμών από τους Δομινικανούς.
Η κατάσταση επιδεινώνεται όταν υπάρχουν αρκετοί ιδιοκτήτες που δεν έχουν καταβάλει τις οφειλές τους στο ίδιο κτίριο, η διαδικασία είσπραξης των οποίων ξεκινά με ένα αίτημα μέσω email ή/και τηλεφώνου. «Εάν η πληρωμή δεν ληφθεί μέσω αυτής της διαδικασίας, οι υπηρεσίες αναστέλλονται (φυσικό αέριο, ηλεκτρικό ρεύμα, πρόσβαση σε κοινόχρηστους χώρους, μεταξύ άλλων). Το τελικό βήμα είναι η έναρξη νομικών ενεργειών είσπραξης, βάσει του Νόμου 5038, του Νόμου περί Συγκροτημάτων, ο οποίος επιτρέπει την εγγραφή ενεχύρου επί του ακινήτου (αντίθεση στη μεταβίβαση), την κατάσχεση και όλα τα άλλα μέτρα που είναι απαραίτητα για την είσπραξη του οφειλόμενου ποσού για συντήρηση και πρόσθετα τέλη».
Διαχείριση κεφαλαίων
Όπως συμβαίνει με κάθε διαδικασία που περιλαμβάνει οικονομικούς πόρους, η πιθανότητα κακοδιαχείρισης είναι πάντα παρούσα και οι πολυκατοικίες δεν αποτελούν εξαίρεση. Τόσο στο Σάντο Ντομίνγκο όσο και σε άλλες περιοχές, υπάρχουν σύγχρονοι πύργοι όπου διαχειρίζονται σημαντικά χρηματικά ποσά κάθε μήνα.
Ο Martínez, απόφοιτος μάρκετινγκ από το Πανεπιστήμιο APEC με εξειδίκευση στη διαχείριση πολυκατοικιών από το UNIBE, εξηγεί ότι αυτές οι καταστάσεις συμβαίνουν όταν δεν υποβάλλονται μηνιαίες αναφορές εξόδων. «Στα χρόνια εμπειρίας μας, έχουμε δει αρκετές περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει διαφάνεια στη διαχείριση των κεφαλαίων και αυτό συμβαίνει γενικά όταν ο διαχειριστής δεν υποβάλλει μηνιαίες αναφορές εσόδων και εξόδων».
Εξηγεί ότι στο παραδοσιακό μοντέλο, όπου ο διαχειριστής είναι ένας από τους ιδιοκτήτες ενός διαμερίσματος, τα κεφάλαια γενικά διαχειρίζεται απευθείας από αυτόν σε έναν προσωπικό λογαριασμό στο όνομά του, κάτι που δεν συμβαίνει όταν πρόκειται για εξωτερική εταιρεία.
«Σε μια διαχείριση με εξωτερική εταιρεία, τα κεφάλαια κατατίθενται σε τραπεζικό λογαριασμό στο όνομα της πολυκατοικίας και οι υπεύθυνες υπογραφές φέρουν την ευθύνη τουλάχιστον δύο μελών του διοικητικού συμβουλίου (τα οποία πρέπει να είναι ιδιοκτήτες), με κοινή υπογραφή, δηλαδή, για να εκδοθεί μια επιταγή ή μια μεταφορά, πρέπει να την εγκρίνουν δύο άτομα», λέει το στέλεχος που βρίσκεται επικεφαλής της εταιρείας εδώ και οκτώ χρόνια.
Προσθέτει ότι δύο φορές το μήνα, ο διαχειριστής εκδίδει αιτήματα πληρωμής με τα έξοδα που πρέπει να καλυφθούν εντός του δεκαπενθήμερου, όπως μισθοδοσία, υπηρεσίες, καύσιμα, μεταξύ άλλων, τα οποία εξετάζονται από τους διευθυντές και προχωρούν στην υπογραφή των επιταγών ή στην έγκριση των μεταφορών.
Ο Martínez πιστεύει ότι η διαχείριση των κεφαλαίων των συγκυριαρχιών είναι η πιο σημαντική πτυχή της καλής διοικητικής διαχείρισης. Συνιστά πάντα να αποφεύγεται η ανεξάρτητη διαχείριση των πόρων και να βασίζεστε αντ' αυτού στο διοικητικό συμβούλιο. «Αυτό έχει πολλά πλεονεκτήματα, όπως η διαφάνεια και η οικοδόμηση εμπιστοσύνης. Κάθε διαχειριστής χειρίζεται κεφάλαια τρίτων και πρέπει να το κάνει με ειλικρίνεια».
Επιπλέον χρεώσεις έναντι απρόβλεπτων εξόδων
Ο Μαρτίνεθ υποστηρίζει ότι κάθε συγκρότημα κατοικιών διοικείται διαφορετικά και ότι οι επιπλέον χρεώσεις καθορίζονται με βάση τους ετήσιους προϋπολογισμούς, οι οποίοι εγκρίνονται από τη συνέλευση των συγκροτημάτων κατοικιών.
«Το ιδανικό σενάριο για κάθε συγκρότημα κατοικιών και διαχειριστή είναι ο προϋπολογισμός να περιλαμβάνει ένα ταμείο για απρόβλεπτα μεταξύ 8% και 15% των συνολικών εξόδων. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι πολύ απίθανο να χρειαστούν επιπλέον χρεώσεις, εκτός εάν πρόκειται για επισκευή πολύ υψηλής αξίας. Στην περίπτωση συγκροτημάτων κατοικιών των οποίων ο προϋπολογισμός δεν περιλαμβάνει κεφάλαια για απρόβλεπτα, είναι φυσιολογικό να εκδίδονται δύο ή περισσότερα επιπλέον τέλη ετησίως», εξηγεί.
Πλεονεκτήματα μιας εταιρείας
Κατανοεί ότι ένα συγκρότημα κατοικιών που προσλαμβάνει τις υπηρεσίες μιας εξωτερικής εταιρείας έχει πολλαπλά πλεονεκτήματα, μεταξύ των οποίων αναφέρει τη διοικητική οργάνωση, την έγκαιρη ανταπόκριση σε οποιαδήποτε έκτακτη ανάγκη ή απρόβλεπτο συμβάν που μπορεί να προκύψει, τους ελεγμένους και εποπτευόμενους υπαλλήλους, την αποτελεσματική διαχείριση των εισπράξεων, τη βελτιστοποίηση των πόρων, τη βέλτιστη συντήρηση της δομής, την προληπτική συντήρηση του εξοπλισμού και τις νομικές και φορολογικές συμβουλές.
«Πάντα έλεγα ότι η σημασία της ύπαρξης μιας εξωτερικής εταιρείας είναι να έχεις κάποιον στον οποίο να απευθύνεσαι σε κάθε περίπτωση. Το έργο ενός διαχειριστή που εκτελεί τα καθήκοντά του με υπευθυνότητα και ενθουσιασμό είναι απεριόριστο και υπερβαίνει τις λειτουργίες που ορίζονται στον Νόμο 5038. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής θα πρέπει να παρεμβαίνει μόνο σε κοινά προβλήματα, αλλά γενικά, όταν υπάρχει πρόβλημα εντός ενός διαμερίσματος ή μεταξύ διαμερισμάτων, μπορεί να εμπλακεί συνεργαζόμενος στην εξεύρεση λύσης», σημειώνει ο διευθυντής της MP Condominiums. Υποστηρίζει ότι το πρόγραμμα εργασίας της εταιρείας του περιλαμβάνει εποπτεία τουλάχιστον τρεις φορές την εβδομάδα.
