ΣΑΝΤΟ ΝΤΟΜΙΝΓΚΟ.-Με σκοπό την αναπαραγωγή των ορθών πρακτικών του Μητρώου Ακινήτων (RI), αντιπροσωπεία της Γενικής Διεύθυνσης Εσωτερικών Φόρων (DGII) επισκέφθηκε πρόσφατα την έδρα του φορέα για να ενημερωθεί σχετικά με τη διαδικασία φύλαξης, ψηφιοποίησης και εκτύπωσης εγγράφων που εκτελεί ο φορέας.
Η ανάκτηση και η μαζική ψηφιοποίηση αρχείων υπήρξε μια από τις σημαντικότερες διαδικασίες μετασχηματισμού που επέδειξε η διοίκηση του νυν γενικού διαχειριστή του Διεθνούς Ρότερνταμ, Jhonattan Toribio Frías, ο οποίος υποστηρίζει ότι υπάρχει επί του παρόντος ένας μεγάλος αριθμός δημόσια προσβάσιμων εγγράφων.
«Αλλάξαμε το πρότυπο από τη χρήση φυσικών εγγράφων για συναλλαγές στην παροχή ψηφιακής πρόσβασης σε εσωτερικούς και εξωτερικούς χρήστες. Χάρη σε αυτό το έργο, διαθέτουμε πλέον ένα ψηφιακό αποθετήριο όπου μπορούν να συμβουλευτούν δημόσια προσβάσιμα έγγραφα», εξήγησε ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας της DGII.
Κατά τη διάρκεια της ξενάγησης, η ομάδα, που αποτελούνταν από προσωπικό του τμήματος διαχείρισης εγγράφων της DGII, έμαθε για τη διαδικασία ψηφιακού μετασχηματισμού στην οποία έχει υποβληθεί ο οργανισμός, ιδίως όσον αφορά τη διαχείριση εγγράφων και αρχείων, καθώς και για τον τρόπο με τον οποίο η τεχνολογία έχει χρησιμοποιηθεί για να καταστούν οι λειτουργίες πιο αποτελεσματικές.
Η αντιπροσωπεία ενημερώθηκε επίσης για τη διαδικασία διαβούλευσης, την έκδοση πιστοποιητικών σπουδών, το θησαυροφυλάκιο του ιδρύματος, μεταξύ άλλων τομέων και διαδικασιών του ιδρύματος.
«Βρίσκουμε πολύ ενδιαφέρουσα την πρόοδο που έχει επιδείξει το ίδρυμα όσον αφορά τη διαχείριση και την ψηφιοποίηση εγγράφων, καθώς και την προσβασιμότητα των εγγράφων μετά την ψηφιοποίησή τους. Είμαστε ευγνώμονες για την ευκαιρία που μας έδωσαν να παρατηρήσουμε τις διαδικασίες τους, να μάθουμε από αυτές και να μιμηθούμε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές στο ίδρυμά μας», δήλωσε ο Genaro Corporán, επικεφαλής του τμήματος διαχείρισης εγγράφων και κεντρικού αρχείου στο DGII.
Εκτός από τον γενικό διευθυντή του Διεθνούς Ινστιτούτου Ρότερνταμ, την αντιπροσωπεία υποδέχτηκαν ο Michael Campusano, διευθυντής επιχειρήσεων, και η Adabelle Acosta, διευθύντρια εξυπηρέτησης χρηστών.
