El escenario ideal para todo condominio y administrador es que el presupuesto contemple una partida de imprevistos que oscila entre el 8% y 15% del monto total de gastos. En este caso es muy difícil la necesidad de emitir cuotas extras, a menos que suceda una avería de un monto muy elevado. En el caso de condominios que el presupuesto no contempla partidas para imprevistos, es normal que se emitan dos o más cuotas extras al año.
SANTO DOMINGO.- Ante la realidad del alto impago que registran muchos condominios entre sus residentes que incumplen con el compromiso mensual de la cuota de mantenimiento, muchos edificios han optado por fijar mora, como un régimen de consecuencia para los mala paga.
“Muchos regímenes de condominio establecen mora cuando no se cumple con el pago a tiempo, siendo esto un régimen de consecuencia positivo en la búsqueda de que todos asuman el compromiso del pago mensual de su cuota de mantenimiento a tiempo”, sostiene Edwin Martínez, Gerente de MP Condominios, que administra 20 torres en el Distrito Nacional y Santo Domingo Este.
Establece que el no pago de los condóminos afecta el cumplimiento de los compromisos mensuales, colocando al administrador en una posición de desventaja en su gestión. “En ocasiones hay que decidir qué servicios dejar de pagar, cuando no hay fondos suficientes para cumplir con todos los gastos del mes, sostiene el ejecutivo quien lamenta que los extranjeros tengan mejor cultura de pago que los dominicanos.
El escenario se pone peor cuando en un mismo edificio hay varios morosos, cuyo proceso de cobro inicia con una gestión vía correo y/o telefónica. “De no lograr el pago con la gestión, se procede a la suspensión de los servicios (gas, planta eléctrica, acceso a áreas sociales, entre otras). El último proceso es el inicio de acciones legales de cobranza, sustentados en la ley 5038 que es la Ley de Condominios, en cuyo último proceso se puede inscribir un privilegio al inmueble (oposición a transferencia), embargo y todo lo que permite la cobranza del monto adeudado por concepto de mantenimiento y cuotas extras.
Manejo de los fondos
Como en todo proceso donde se manejan recursos económicos, las posibilidades de mal manejo están latentes y los condominios no escapan a esta realidad. Tanto en Santo Domingo como en otras demarcaciones existen modernas torres donde se administran sumas importantes de dinero cada mes.
Martínez, quien es egresado de Mercadotecnia de la Universidad Apec, con especialización en administración de condominios en UNIBE, aclara que esas situaciones ocurren cuando no se emiten reportes mensuales de gastos. “En los años de experiencia que tenemos, hemos visto varios casos donde no hay transparencia en el manejo de los fondos y esto sucede generalmente cuando el administrador no emite reportes mensuales de ingresos y gastos”.
Explica que en el modelo tradicional, donde el administrador es uno de los propietarios de algún apartamento, los fondos generalmente los maneja este directamente en una cuenta personal a su nombre, lo cual no ocurre cuando se trata de una empresa externa.
“En una administración con una empresa externa, los fondos van depositados a una cuenta bancaria a nombre del condominio, y las firmas responsables están a cargo de mínimo dos miembros de la junta directiva (quienes deben ser propietarios), con firma conjunta, es decir, que para girar un cheque o una transferencia, deben aprobarlo dos personas”, sostiene el ejecutivo quien lleva ocho años al frente de la compañía.
Agrega que dos veces al mes, el administrador emite solicitudes de pago con los gastos a cubrir en la quincena como nómina, servicios, combustibles, entre otros, para ser revisadas por los directivos y proceder a la firma de los cheques o aprobación de transferencias.
El tema de los fondos de un condominio es la parte más importante para la buena gestión administrativa, considera Martínez. Recomienda siempre no manejar por cuenta propia los recursos y siempre apoyarse en la junta directiva. “Esto tiene múltiples ventajas, entre las cuales destaco la transparencia y generación de confianza. Todo administrador maneja fondos de terceros y debe hacerlo bajo la base de la honestidad”.
Cuotas extras vs imprevistos
Martínez sostiene que cada condominio se maneja de manera distinta y que las cuotas extras se definen en base a los presupuestos anuales, aprobados por la asamblea de condóminos.
“El escenario ideal para todo condominio y administrador es que el presupuesto contemple una partida de imprevistos que oscila entre el 8% y 15% del monto total de gastos. En este caso es muy difícil la necesidad de emitir cuotas extras, a menos que suceda una avería de un monto muy elevado. En el caso de condominios que el presupuesto no contempla partidas para imprevistos, es normal que se emitan dos o más cuotas extras al año”, explica.
Ventajas de una empresa
Entiende que un condominio que contrate los servicios de una empresa externa tiene múltiples ventajas, dentro de las cuales cita organización administrativa, respuesta a tiempo ante cualquier emergencia o imprevisto que se pueda generar, empleados depurados y supervisados, gestión de cobro eficiente, optimización de los recursos, mantenimiento óptimo de la estructura, mantenimiento preventivo de los equipos y asesoría legal e impositiva.
“Siempre he dicho que la importancia de tener una empresa externa, es tener a quién reclamarle ante cualquier situación. El trabajo del administrador que lo hace con responsabilidad y entusiasmo no tiene límites y va más allá de sus funciones definidas en la ley 5038, por ejemplo, un administrador solo debe intervenir en los problemas comunes, pero generalmente cuando hay un problema dentro de un apartamento o entre los apartamentos, puede interferir colaborando en la búsqueda de la solución del problema”, apunta el gerente de MP Condominios. Sostiene que el esquema de trabajo de su compañía incluye la supervisión mínimo tres veces por semana.
