Η κακή διαχείριση του χρόνου επηρεάζει αρνητικά και άμεσα τις επαγγελματικές δεξιότητες του κτηματομεσίτη, ενώ παράλληλα έχει εξαιρετικά αρνητικό αντίκτυπο στα συμφέροντα του κτηματομεσιτικού γραφείου, θέτοντας σε κίνδυνο ακόμη και το επίπεδο παραγωγικότητάς του και επηρεάζοντας έτσι την κερδοφορία του.
Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι ένας από τους σημαντικότερους οργανωτικούς πυλώνες για ένα μεσιτικό γραφείο ως επιχείρηση και φυσικά ο τρόπος με τον οποίο κάθε μεσίτης διαχειρίζεται τον χρόνο του θα είναι κρίσιμος από αυτή την άποψη.
Η κακή διαχείριση του χρόνου από το μεσιτικό γραφείο ή τον κτηματομεσίτη θα οδηγήσει σε χαμηλό επίπεδο αποδοτικότητας και, κατά συνέπεια, σε χαμηλό επίπεδο παραγωγικότητας.
Όπως πάντα, είναι σκόπιμο να αξιολογηθεί το μεσιτικό γραφείο ως οργανισμός και από εκεί να αρχίσει να εργαζόμαστε πάνω στις ατομικότητες, που στην προκειμένη περίπτωση εκπροσωπεί κάθε μεσίτης, προκειμένου να επιτευχθεί θετικός αντίκτυπος σε οργανωτικό επίπεδο.
Εάν ένας μεσιτικός μεσίτης που συνδέεται με το μεσιτικό γραφείο δεν καταφέρει να διαχειριστεί αποτελεσματικά τον χρόνο του, αυτό θα επηρεάσει αρνητικά τον οργανισμό, δηλαδή το μεσιτικό γραφείο, με τον έναν ή τον άλλον τρόπο.
Ο κτηματομεσίτης, όπως τόσοι άλλοι επαγγελματίες σε διαφορετικούς τομείς, πρέπει να εκτιμά έναν καθοριστικό παράγοντα όσον αφορά τη διαχείριση του χρόνου· οι ώρες εργασίας του δεν τελειώνουν, ούτε κατά διάνοια, όταν το μεσιτικό γραφείο κλείνει τις πόρτες του.
Το ωράριο λειτουργίας που ορίζει το μεσιτικό γραφείο δεν είναι το ωράριο εργασίας του μεσίτη, επειδή το τηλέφωνό του θα συνεχίσει να χτυπάει ακόμα και όταν οι πόρτες του μεσιτικού γραφείου είναι κλειστές.
Λάθη σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου
Κυρίως σε επίπεδο μεσιτικών γραφείων, έχει διαδοθεί μια σειρά από πλάνες που σχετίζονται με τη διαχείριση του χρόνου, οι οποίες, όσο κι αν επαναλαμβάνονται, δεν σημαίνουν με κανέναν τρόπο ότι είναι έγκυρες, πόσο μάλλον απόλυτες αλήθειες.
Για να καταρρίψουμε αυτές τις πλάνες που σχετίζονται με τη διαχείριση του χρόνου, θα χρησιμοποιήσουμε την αντίστροφη προσέγγιση και χωρίς να χρειάζεται να τις αναφέρουμε, επειδή αν απαριθμήσουμε αυτές τις πλάνες όχι μόνο θα τις διαφημίζουμε, αλλά θα τις ενισχύουμε και ως έγκυρες πεποιθήσεις, και η πρόθεση είναι το αντίθετο.
- Μια μέρα έχει 24 ώρες (ή σχεδόν)
Φαίνεται παράλογο να πρέπει να επιμένουμε ότι όλοι έχουμε τον ίδιο χρόνο, αν και αυτό δεν φαίνεται να ισχύει για ορισμένους ανθρώπους επειδή λένε συνεχώς ότι δεν έχουν χρόνο.
Το πρόβλημα για έναν κτηματομεσίτη δεν είναι ότι «δεν έχει χρόνο», αλλά ότι δεν ξέρει πώς να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τον χρόνο του και φυσικά θα πρέπει να μάθει πώς να το κάνει αυτό για να επιτύχει το μέγιστο επίπεδο επαγγελματικής παραγωγικότητας.
- Η θεωρία είναι ένα πράγμα, η πράξη είναι άλλο
Πολλοί άνθρωποι γνωρίζουν ότι πρέπει να εκτελέσουν μια συγκεκριμένη εργασία, την έχουν επίγνωση και τη σημασία της, ωστόσο αναβάλλουν την ανάληψη δράσης για την εκτέλεσή της.
Εδώ δεν διαπιστώνουμε μόνο την άσκοπη σπατάλη ενέργειας σκεφτόμενοι τη σημασία του να κάνουμε κάτι συγκεκριμένο χωρίς να το κάνουμε στην πραγματικότητα, αλλά αντιμετωπίζουμε επίσης ένα πολύ κοινό στοιχείο που πρέπει να εντοπίσουμε και σχετίζεται με την κακή διαχείριση του χρόνου: την αναβολή της εκτέλεσης των πραγμάτων.
Ένας κτηματομεσίτης που αναβάλλει χωρίς βάσιμο λόγο δεν επιτυγχάνει τους στόχους του αποτελεσματικά.
- Είναι απλώς θέμα καθορισμού προτεραιοτήτων
Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου δεν μπορεί να βασίζεται αποκλειστικά στον καθορισμό προτεραιοτήτων, αν και ο καθορισμός τους είναι σίγουρα πολύ σημαντικός. Η πραγματικά αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου απαιτεί την εξέταση και άλλων στοιχείων.
Ο αποτελεσματικός σχεδιασμός, η ανάθεση και η εφαρμογή διευκολύνουν σε μεγάλο βαθμό το έργο της αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου για έναν κτηματομεσίτη.
- Η σπατάλη χρόνου είναι σπατάλη χρημάτων
Τόσο για ένα μεσιτικό γραφείο όσο και για έναν κτηματομεσίτη, η σπατάλη χρόνου ή η κακή διαχείρισή του σημαίνει απώλεια χρημάτων, είναι τόσο απλό.
Η κακή διαχείριση του χρόνου από τον κτηματομεσίτη σημαίνει χαμηλό επίπεδο παραγωγικότητας και, τόσο για τον ίδιο όσο και για το μεσιτικό γραφείο αυτό σημαίνει λιγότερες πωλήσεις ακινήτων και, κατά συνέπεια, μικρότερο οικονομικό κέρδος.
- Η ατζέντα καθορίζει μόνο το ημερολόγιο
Ο μέσος κτηματομεσίτης χρησιμοποιεί συνήθως έναν σχεδιαστή για να οργανώσει τις δραστηριότητές του, και αυτό είναι σίγουρα ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο. Ωστόσο, ο σχεδιαστής από μόνος του δεν επαρκεί για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.
Μια ατζέντα σηματοδοτεί τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν σε μια συγκεκριμένη ημέρα και ώρα, δεν αντικατοπτρίζει τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσει ο κτηματομεσίτης εκτός του ημερολογίου και ως εκ τούτου είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν άλλα εργαλεία για την οργάνωση των εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν.
- Η ταξινόμηση είναι η πρώτη φάση του σχεδιασμού
Ένα οργανωμένο μεσιτικό γραφείο είναι ένα παραγωγικό μεσιτικό γραφείο και, αν κάθε κτηματομεσίτης αντιληφθεί την τάξη ως μια πολύτιμη αρχή επαγγελματικής διαχείρισης, θα είναι σε θέση να ξεκινήσει τον σχεδιασμό μιας αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου.
Ο προγραμματισμός είναι το πρώτο βήμα προς την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου και ο προγραμματισμός δεν μπορεί να επιτευχθεί σε ένα πλαίσιο αταξίας, το αντίθετο μάλιστα.
- Οι περισπασμοί είναι διακοπές
Οποιαδήποτε απόσπαση της προσοχής που αντιμετωπίζει ένας κτηματομεσίτης θα τον κάνει να χάσει την εστίασή του και, κατά συνέπεια, θα πρέπει να καταβάλει επιπλέον προσπάθεια για να ανακτήσει την συγκέντρωσή του στην εργασία. Είναι ένα πράγμα να κάνεις ένα διάλειμμα ως τρόπο μείωσης του άγχους και εντελώς διαφορετικό να το ερμηνεύεις ως διέξοδο διαφυγής ή δικαιολογία, κάτι που τελικά αποτυγχάνει.
- Η ανάθεση αρμοδιοτήτων δεν είναι σαν να νίπτεις τας χείρας σου
Ο κτηματομεσίτης πρέπει να μάθει να αναθέτει αρμοδιότητες σε τρίτους και να μην εξαρτάται από τις ενέργειες τρίτων. Αυτό είναι κάτι που πρέπει να είναι πολύ σαφές και, ταυτόχρονα, δεν θα πρέπει να αποτελεί εμπόδιο στο να επηρεαστεί με οποιονδήποτε τρόπο το επίπεδο αποτελεσματικότητας ή παραγωγικότητάς του.
Το κλειδί είναι να γνωρίζουμε σε ποιον να αναθέσουμε αρμοδιότητες, πώς να τις κάνουμε και, πάνω απ' όλα, πότε οι περιστάσεις απαιτούν την ανάθεση μιας συγκεκριμένης εργασίας σε άλλο άτομο.
- Η μνήμη είναι δίκοπο μαχαίρι
Η μνήμη είναι ένα εργαλείο, το οποίο εξαρτάται άμεσα από το μυαλό μας και καθορίζεται από το ασυνείδητό μας, σχεδόν τίποτα.
Όσο καλή και αν είναι η μνήμη ενός μεσίτη, θα είναι πάντα πολύ πιο αποτελεσματικός αν καταγράφει πληροφορίες και με άλλα μέσα, επειδή αυτό όχι μόνο θα τον εμποδίσει να «ξεχνάει», αλλά θα διευκολύνει και την πιο αποτελεσματική επεξεργασία αυτών των πληροφοριών και έτσι θα επιτύχει καλύτερη διαχείριση του χρόνου.
- Καλύτερα να επικεντρωθείς σε ένα πράγμα παρά σε δύο
Όσο πολλές εργασίες κι αν μπορούν να εκτελεστούν ταυτόχρονα, δεν θα επιτύχουμε ποτέ το ίδιο επίπεδο αποτελεσματικότητας σαν να αφιερωνόμασταν συγκεκριμένα και ξεχωριστά σε κάθε μία από αυτές.
Ενώ είναι αλήθεια ότι το μυαλό μας μάς επιτρέπει να εκτελούμε πολλές εργασίες ταυτόχρονα, αυτό που παραμένει υπό αμφισβήτηση είναι το επίπεδο αποτελεσματικότητας που μπορούμε τελικά να επιτύχουμε κάνοντάς το.
Για έναν κτηματομεσίτη, είναι καλύτερο να επικεντρωθεί σε μία συγκεκριμένη εργασία παρά να προσπαθήσει να κάνει πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Αυτό θα οδηγήσει σε υψηλότερο επίπεδο αποδοτικότητας και παραγωγικότητας.
- Πολλές ώρες εργασίας και χαμηλή παραγωγικότητα
Η παραγωγικότητα και ο χρόνος δεν συμπίπτουν απαραίτητα και είναι σύνηθες να βρίσκουμε άτομα στον τομέα των μεσιτικών γραφείων που εργάζονται πολλές ώρες και παράγουν λίγα.
Ο κτηματομεσίτης που καυχιέται ότι εργάζεται πολλές ώρες ή ότι οι μέρες του είναι ατελείωτες, απλώς λέει ότι δεν ξέρει πώς να διαχειρίζεται ικανοποιητικά τον χρόνο του, εκτός αν φυσικά τα επιτεύγματά του αποτελούν απόδειξη ότι το επίπεδο παραγωγικότητάς του είναι κάτι παραπάνω από υψηλό, αν και ανεξάρτητα από αυτό είναι σύμπτωμα ότι κάτι πρέπει να αλλάξει.
Οι πλάνες που περιγράφονται παραπάνω σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου αντίστροφα, δηλαδή χωρίς να τις αναφέρουμε για να μην τις ενισχύσουμε, καθώς οι αρνητικές πεποιθήσεις, καθίστανται για ένα μεσιτικό γραφείο και για τον μεσίτη εξαιρετικά περιοριστικά στοιχεία, αρνητικά επαγγελματικά και επιζήμια σε επιχειρηματικό επίπεδο από οικονομικής άποψης.
Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου αντικατοπτρίζεται όταν ο κτηματομεσίτης δεν χρειάζεται να επενδύσει περισσότερες ώρες από ό,τι είναι απολύτως απαραίτητο στην εργασία του και φυσικά επιτυγχάνει τα ίδια ή καλύτερα αποτελέσματα από ό,τι αν επένδυε περισσότερες ώρες σε τέτοια θέματα.
Το σημαντικότερο πρόβλημα με την αδυναμία αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου δεν επηρεάζει μόνο επαγγελματικά τον μεσίτη, αλλά επηρεάζει αρνητικά και την προσωπική του ζωή και όλα όσα αυτό συνεπάγεται.
Ακόμη και η κακή διαχείριση του χρόνου μπορεί τελικά να συνδεθεί με το άγχος, κάτι που κάθε κτηματομεσίτης πρέπει να διαχειριστεί με επιτυχία για να επιτύχει το υψηλότερο δυνατό επίπεδο παραγωγικότητας.
Το άγχος για τους μεσίτες ακινήτων συχνά πηγάζει από την αναποτελεσματική διαχείριση του χρόνου και όταν αναφερόμαστε στο άγχος, το εννοούμε ως ιατρική πάθηση. Το άγχος έχει εξαιρετικά αρνητικές συνέπειες για την υγεία ενός μεσίτη και σίγουρα θα επηρεάσει αρνητικά την παραγωγικότητά του.
Όταν ένας κτηματομεσίτης λέει ότι «δεν έχει χρόνο» ή ότι είναι «καταβεβλημένος από πράγματα στο μυαλό του», σημαίνει ότι δεν διαχειρίζεται τον χρόνο του αποτελεσματικά. Επειδή όλοι έχουμε τον ίδιο αριθμό ωρών την ημέρα, η μεγάλη διαφορά μεταξύ μας έγκειται ακριβώς στον τρόπο που διαχειριζόμαστε τον χρόνο μας.
Για να επιτευχθεί αποτελεσματική διαχείριση χρόνου, είναι απαραίτητο να αναλυθεί μια σειρά παραγόντων με διαφοροποιημένο τρόπο, προκειμένου να κατανοηθούν τα κλειδιά της δομής της.
Πηγή: https://www.costainvest.org/gestion-del-tiempo-agente-inmobiliario/.
