对于任何公寓业主委员会及其管理人员来说，理想的情况是在预算中预留一笔应急基金，金额为总支出的 8% 至 15%。在这种情况下，除非发生重大维修或保养，否则几乎不需要收取额外费用。而在预算中没有应急基金的公寓，每年收取两笔或更多额外费用的情况很常见。.
圣多明各—— 面对许多公寓居民未能按时缴纳每月维护费的现实，许多公寓楼选择对未缴纳维护费的居民收取滞纳金。
“许多公寓管理机构规定，如果未按时缴纳费用，将收取滞纳金，这对于确保每个人都按时缴纳每月维护费来说是一个积极的后果，”MP Condominios 的经理 Edwin Martínez 说，该公司管理着国家区和圣多明各东部的 20 座大楼。.
报告指出，公寓业主拖欠款项会影响每月各项开支的履行，使物业管理人员在管理上处于不利地位。“有时，当资金不足以支付当月所有费用时，我们不得不决定停止支付哪些服务，”这位高管说道，并感叹外国人比多米尼加人更有缴费意识。.
当同一栋楼里有多位拖欠房费的业主时，情况会更加糟糕。催收程序首先会通过电子邮件和/或电话进行催收。“如果在此过程中仍未收到款项，我们将暂停各项服务（包括燃气、电力、公共区域的使用权等）。最后一步是根据《公寓法》（第5038号法律）启动法律追讨程序，该法允许对房产进行留置权登记（反对转让）、扣押以及采取一切必要措施来追讨所欠的维护费和其他费用。”.
资金管理
任何涉及财务资源的流程都存在管理不善的风险，公寓也不例外。无论是在圣多明各还是其他地区，都有一些现代化的公寓楼，每月都有大量资金在管理。.
马丁内斯毕业于APEC大学市场营销专业，并在UNIBE大学获得公寓管理专业学位。他解释说，这种情况通常发生在未提交月度支出报告时。“根据我们多年的经验，我们见过很多资金管理不透明的案例，这通常是由于管理人员未提交月度收支报告造成的。”.
他解释说，在传统模式下，如果管理人是公寓的所有者之一，资金通常由他直接在以他名义开设的个人账户中进行管理，而如果是外部公司，就不会发生这种情况。.
“在与外部公司合作的管理模式下，资金会存入以公寓名义开设的银行账户，负责签字的至少是两名董事会成员（必须是业主），采用联合签字的方式，也就是说，开具支票或转账时，必须由两人共同批准，”这位在该公司担任负责人八年的高管说道。.
他还补充说，管理员每月两次发出付款申请，列明两周内需要支付的费用，例如工资、服务费、燃料费等，供董事审核，然后由董事签署支票或批准转账。.
马丁内斯认为，管理公寓基金是良好行政管理中最重要的一环。他建议始终避免独立管理资源，而应依赖董事会。“这样做有很多好处，包括提高透明度和建立信任。每位管理人员都经手第三方资金，必须秉持诚信原则。”.
额外费用与意外支出
马丁内斯坚持认为，每个公寓的管理方式都不同，额外费用是根据公寓业主大会批准的年度预算来确定的。.
“对于任何公寓和物业管理公司来说，理想的情况是预算中包含相当于总支出8%到15%的应急基金。在这种情况下，除非需要进行非常昂贵的维修，否则几乎不需要额外费用。而对于预算中没有应急资金的公寓来说，每年收取两笔或更多额外费用是正常的，”他解释道。.
公司优势
他明白，公寓聘请外部公司提供服务有很多优势，其中包括行政组织、对可能发生的任何紧急情况或意外事件的及时响应、经过审查和监督的员工、高效的收款管理、资源优化、建筑物的最佳维护、设备的预防性维护以及法律和税务咨询。.
“我一直认为，拥有外部公司的重要性在于，无论遇到什么情况，都有人可以求助。一位尽职尽责、热情投入的管理人员的工作范围是无限的，远远超出了第5038号法律规定的职能。例如，管理人员通常只应介入常见问题，但一般来说，当公寓内部或公寓之间出现问题时，他们可以参与其中，共同寻找解决方案。”MP公寓的经理指出。他强调，公司的工作安排包括每周至少三次的监督管理。.
