किसी भी कॉन्डोमिनियम एसोसिएशन और उसके प्रशासक के लिए आदर्श स्थिति यह है कि बजट में कुल खर्चों का 8% से 15% तक का आकस्मिक निधि (कंटिंजेंसी फंड) हो। ऐसे में, अतिरिक्त शुल्क लगाने की आवश्यकता बहुत कम होती है, सिवाय किसी बड़ी मरम्मत या जीर्णोद्धार के। जिन कॉन्डोमिनियम के बजट में आकस्मिक निधि शामिल नहीं होती, वहां प्रति वर्ष दो या अधिक अतिरिक्त शुल्क लगाना आम बात है।.
सैंटो डोमिंगो.- कई कॉन्डोमिनियम के निवासियों द्वारा मासिक रखरखाव शुल्क का भुगतान न करने की उच्च दर की वास्तविकता का सामना करते हुए, कई इमारतों ने भुगतान न करने वालों के लिए विलंब शुल्क निर्धारित करने का विकल्प चुना है।
"कई कॉन्डोमिनियम व्यवस्थाओं में समय पर भुगतान न होने पर विलंब शुल्क निर्धारित किया जाता है, जो यह सुनिश्चित करने की दिशा में एक सकारात्मक कदम है कि हर कोई अपने मासिक रखरखाव शुल्क का समय पर भुगतान करने के लिए प्रतिबद्ध हो," एमपी कॉन्डोमिनियोस के प्रबंधक एडविन मार्टिनेज कहते हैं, जो राष्ट्रीय जिले और सैंटो डोमिंगो पूर्व में 20 टावरों का प्रबंधन करते हैं।.
इसमें कहा गया है कि कॉन्डोमिनियम मालिकों द्वारा भुगतान न करने से मासिक दायित्वों की पूर्ति प्रभावित होती है, जिससे प्रशासक को प्रबंधन में कठिनाई होती है। "कभी-कभी हमें यह तय करना पड़ता है कि किन सेवाओं के लिए भुगतान बंद किया जाए, जब महीने के सभी खर्चों को पूरा करने के लिए पर्याप्त धनराशि नहीं होती है," कार्यकारी अधिकारी कहते हैं, जो इस बात पर खेद व्यक्त करते हैं कि विदेशियों की भुगतान संस्कृति डोमिनिकन लोगों की तुलना में बेहतर है।.
एक ही इमारत में कई बकायादार होने पर स्थिति और भी खराब हो जाती है, जिनकी वसूली की प्रक्रिया ईमेल और/या टेलीफोन के माध्यम से अनुरोध से शुरू होती है। “यदि इस प्रक्रिया के माध्यम से भुगतान प्राप्त नहीं होता है, तो सेवाएं निलंबित कर दी जाती हैं (गैस, बिजली, साझा क्षेत्रों तक पहुंच आदि)। अंतिम चरण में, कानून 5038, कॉन्डोमिनियम कानून के आधार पर कानूनी वसूली कार्रवाई शुरू की जाती है, जो संपत्ति के खिलाफ ग्रहणाधिकार (हस्तांतरण का विरोध), ज़ब्ती और रखरखाव और अतिरिक्त शुल्कों के लिए बकाया राशि की वसूली के लिए आवश्यक अन्य सभी उपायों को पंजीकृत करने की अनुमति देता है।”.
निधि प्रबंधन
वित्तीय संसाधनों से जुड़ी किसी भी प्रक्रिया की तरह, कुप्रबंधन की संभावना हमेशा बनी रहती है, और कॉन्डोमिनियम भी इसका अपवाद नहीं हैं। सैंटो डोमिंगो और अन्य क्षेत्रों में, ऐसे आधुनिक टावर हैं जहाँ हर महीने बड़ी मात्रा में धन का प्रबंधन किया जाता है।.
एपीईसी विश्वविद्यालय से मार्केटिंग में स्नातक और यूएनआईबीई से कॉन्डोमिनियम प्रबंधन में विशेषज्ञता प्राप्त मार्टिनेज़ बताते हैं कि ऐसी स्थितियाँ तब उत्पन्न होती हैं जब मासिक व्यय रिपोर्ट जमा नहीं की जाती हैं। “अपने वर्षों के अनुभव में, हमने कई ऐसे मामले देखे हैं जहाँ धन के प्रबंधन में पारदर्शिता नहीं होती है, और ऐसा आमतौर पर तब होता है जब प्रशासक मासिक आय और व्यय रिपोर्ट जमा नहीं करता है।”.
वह बताते हैं कि पारंपरिक मॉडल में, जहां प्रशासक अपार्टमेंट के मालिकों में से एक होता है, आमतौर पर धनराशि का प्रबंधन सीधे उसके द्वारा उसके नाम के व्यक्तिगत खाते में किया जाता है, जो कि बाहरी कंपनी के मामले में नहीं होता है।.
"किसी बाहरी कंपनी के साथ प्रशासन में, धनराशि कॉन्डोमिनियम के नाम पर एक बैंक खाते में जमा की जाती है, और जिम्मेदार हस्ताक्षर निदेशक मंडल के कम से कम दो सदस्यों (जो मालिक होने चाहिए) के होते हैं, संयुक्त हस्ताक्षर के साथ, यानी चेक या हस्तांतरण जारी करने के लिए, दो लोगों को इसे अनुमोदित करना होगा," कंपनी के प्रमुख के रूप में आठ वर्षों से कार्यरत कार्यकारी अधिकारी कहते हैं।.
उन्होंने आगे बताया कि महीने में दो बार, प्रशासक भुगतान अनुरोध जारी करता है जिसमें पखवाड़े भर में होने वाले खर्चों का विवरण होता है, जैसे कि वेतन, सेवाएं, ईंधन आदि, जिनकी निदेशकों द्वारा समीक्षा की जाती है और फिर चेक पर हस्ताक्षर किए जाते हैं या हस्तांतरण को मंजूरी दी जाती है।.
मार्टिनेज़ का मानना है कि कॉन्डोमिनियम फंड का प्रबंधन अच्छे प्रशासनिक प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण पहलू है। वे संसाधनों का प्रबंधन स्वतंत्र रूप से करने से बचने और इसके बजाय निदेशक मंडल पर भरोसा करने की सलाह देते हैं। “इसके कई फायदे हैं, जिनमें पारदर्शिता और विश्वास निर्माण शामिल हैं। प्रत्येक प्रशासक तीसरे पक्ष के फंड का प्रबंधन करता है और उसे ईमानदारी से ऐसा करना चाहिए।”.
अतिरिक्त शुल्क बनाम अप्रत्याशित व्यय
मार्टिनेज़ का कहना है कि प्रत्येक कॉन्डोमिनियम का प्रबंधन अलग-अलग तरीके से किया जाता है और अतिरिक्त शुल्क कॉन्डोमिनियम असेंबली द्वारा अनुमोदित वार्षिक बजट के आधार पर निर्धारित किए जाते हैं।.
“किसी भी कॉन्डोमिनियम और प्रशासक के लिए आदर्श स्थिति यह है कि बजट में कुल खर्चों का 8% से 15% तक आकस्मिक निधि शामिल हो। ऐसे में, अतिरिक्त शुल्क की आवश्यकता होने की संभावना बहुत कम होती है, जब तक कि कोई बहुत महंगा मरम्मत कार्य न हो। जिन कॉन्डोमिनियम के बजट में आकस्मिक निधि शामिल नहीं होती, उनमें प्रति वर्ष दो या अधिक अतिरिक्त शुल्क जारी होना सामान्य बात है,” वे बताते हैं।.
किसी कंपनी के लाभ
वह समझते हैं कि किसी बाहरी कंपनी की सेवाएं लेने वाले कॉन्डोमिनियम को कई फायदे होते हैं, जिनमें प्रशासनिक संगठन, किसी भी आपात स्थिति या अप्रत्याशित घटना के लिए समय पर प्रतिक्रिया, जांचे-परखे और पर्यवेक्षित कर्मचारी, कुशल संग्रह प्रबंधन, संसाधनों का अनुकूलन, संरचना का इष्टतम रखरखाव, उपकरणों का निवारक रखरखाव और कानूनी और कर संबंधी सलाह शामिल हैं।.
“मैंने हमेशा कहा है कि किसी बाहरी कंपनी का होना इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि किसी भी परिस्थिति में आपके पास मदद के लिए कोई मौजूद होता है। एक प्रशासक जो अपने कर्तव्यों को जिम्मेदारी और उत्साह से निभाता है, उसका काम असीमित होता है और कानून 5038 में परिभाषित कार्यों से कहीं आगे जाता है। उदाहरण के लिए, एक प्रशासक को केवल सामान्य समस्याओं में हस्तक्षेप करना चाहिए, लेकिन आमतौर पर, जब किसी अपार्टमेंट के भीतर या अपार्टमेंटों के बीच कोई समस्या होती है, तो वे समाधान खोजने में सहयोग करके शामिल हो सकते हैं,” एमपी कॉन्डोमिनियम के प्रबंधक बताते हैं। उनका कहना है कि उनकी कंपनी के कार्य शेड्यूल में सप्ताह में कम से कम तीन बार पर्यवेक्षण शामिल है।.
