Có một kiểu họp mà ai cũng biết. Nó bắt đầu muộn, cứ loanh quanh mãi, kết thúc mà không đạt được thỏa thuận nào, và khiến mọi người tham dự đều tự hỏi tại sao họ lại phải có mặt ở đó. Trong lĩnh vực bất động sản—nơi thời gian thực sự có giá—kiểu họp như vậy không chỉ gây mệt mỏi mà còn tốn kém.
Thế nhưng, chúng ta vẫn tiếp tục triệu tập những cuộc họp đó. Vì quán tính. Vì thói quen. Bởi vì "mọi việc vẫn luôn được thực hiện như vậy".
Vấn đề không nằm ở chính cuộc họp. Vấn đề là chúng ta nhầm lẫn giữa họp với giao tiếp, giữa sự hiện diện với sự tham gia. Khi điều đó xảy ra, nhóm sẽ học cách âm thầm ngắt kết nối: điện thoại để dưới bàn, lời "vâng" không đi kèm hành động, những vấn đề tương tự cứ tái diễn tuần này qua tuần khác mà không được giải quyết. Đó không phải là sự thờ ơ. Đó là phản ứng hợp lý của những người vô tình được dạy rằng thời gian của họ không quan trọng.
Khả năng lãnh đạo thể hiện rõ qua cách mọi người được gắn kết với nhau. Và văn hóa của một công ty—văn hóa thực sự của nó, chứ không phải văn hóa trên tường hay trong sổ tay—được bộc lộ qua cách thức các cuộc họp diễn ra.
Tin vui là sự thay đổi không cần đến tư vấn viên hay một quá trình chuyển đổi kéo dài sáu tháng. Nó chỉ cần một quyết định duy nhất: ngừng gặp gỡ theo thói quen và bắt đầu có những cuộc trò chuyện có mục đích.
Một cuộc đối thoại mang tính chuyển đổi không cần phải kéo dài. Nó cần phải có chủ đích. Nó bắt đầu bằng một câu hỏi rõ ràng: Tại sao chúng ta lại ở đây hôm nay? Nó chỉ mời những người thực sự cần có mặt. Nó tạo không gian cho mọi tiếng nói đóng góp—không chỉ tiếng nói to nhất, không chỉ tiếng nói lớn nhất. Và nó kết thúc bằng những thỏa thuận cụ thể: ai, cái gì, khi nào. Không phải bằng một câu "chúng ta sẽ xem xét".
Trước cuộc họp tiếp theo, hãy tự hỏi mình ba câu hỏi này:
1. Chúng ta cần đưa ra quyết định gì, hoặc cần phổ biến thông tin gì?
2. Ai thực sự cần có mặt để điều đó xảy ra?
3. Khi mọi chuyện kết thúc, làm sao chúng ta biết được rằng tất cả đều đáng giá?
Nếu bạn không có câu trả lời rõ ràng cho cả ba câu hỏi, có lẽ điều bạn cần không phải là một cuộc gặp mặt, mà là một tin nhắn, một cuộc gọi ngắn, hoặc đơn giản là thêm thời gian để suy nghĩ trước khi nói.
Trong một lĩnh vực mà hoạt động diễn ra nhanh chóng và các nhóm làm việc dưới áp lực liên tục, các công ty học cách giao tiếp tốt không chỉ hoạt động hiệu quả hơn mà còn tiến bộ nhanh hơn, ít gặp trở ngại hơn, và các nhóm cảm thấy mình là một phần của tập thể, chứ không phải chỉ là người được triệu tập.
Hãy nhớ rằng, cuối cùng, các công ty không chỉ được xây dựng bằng những viên gạch. Chúng còn được xây dựng thông qua những cuộc trò chuyện.
Tài liệu tham khảo:
